Les 3 raccourcis qui vous feront gagner du temps pour vos comptes-rendus

Il y a quelques mois, j’avais préparé pour vous un petit article expliquant comment on pouvait naviguer dans une page simplement à l’aide des touches du clavier.

Mais saviez-vous qu’il existe également des combinaisons de touches vous permettant d’effectuer des actions encore plus facilement ?

Typiquement, lorsque je rédige un compte-rendu j’ai deux fenêtres ouvertes sur mon ordinateur :

Je navigue sans cesse de l’un à l’autre, en faisant des copiers-collers des différents résultats. Les 3 raccourcis dont je vais vous parler aujourd’hui servent donc à :

  • copier
  • coller
  • se déplacer d’une fenêtre Windows à une autre

Copier du texte ou une image

Pour copier du texte ou une image, sélectionnez l’item à copier, puis maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous appuyez sur la touche C (ce raccourci s’écrit aussi CTRL+C).

Coller du texte ou une image

Pour coller du texte ou une image, positionnez vous à l’endroit choisi, puis maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous appuyez sur la touche V (ce raccourci s’écrit aussi CTRL+V).

Se déplacer d’une fenêtre Windows à une autre

Pour vous déplacer facilement d’une fenêtre Windows à une autre, maintenez la touche ALT enfoncée pendant que vous appuyez sur la touche TAB. Vous basculerez alors de la fenêtre en cours à celle qui est placée juste au-dessous. Refaites la même manipulation pour revenir à la première fenêtre.

Si vous souhaitez vous déplacer sur une autre fenêtre que celle qui se situe juste au-dessous, maintenez la touche ALT enfoncée et appuyez plusieurs fois sur la touche TAB. Vous pourrez ainsi naviguer parmi toutes les fenêtres ouvertes sur votre PC !

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Redimensionner une image

Faire des redimensionnements dans Word

Il y a quelques semaines, l’une de mes lectrices m’a demandé comment redimensionner une image dans Microsoft Word. En effet, elle est souvent amenée à créer des documents personnalisés pour ses patients autistes, et se retrouve avec des images surdimensionnées qu’elle a du mal à manipuler. Je lui ai donc indiqué la procédure à suivre dans une petite vidéo, qui pourra peut-être servir à d’autres donc je vous la remets ici.

En réalité son principal problème vient du fait que les images qu’elle insère dans ses documents ont une taille trop importante. Ce sont souvent des photos envoyées par email par les parents des patients, et dont on peut supposer qu’elles n’ont pas été redimensionnées. Forcément, un document Word contenant un ou plusieurs fichiers de 5Mo ça doit être lourd à manipuler.

La solution ? Redimensionner les images avant de les insérer dans le document.

Utiliser un logiciel pour faire un traitement en amont

Pour cela je vous propose d’utiliser « Image Resizer 4 « , qui est le logiciel que j’utilise pour redimensionner les images sur ce blog (sinon adieu l’affichage rapide de la page d’accueil).

Pour cela, commencez par télécharger le logiciel et lancer son installation. Cette dernière est relativement simple, mais si vous ne faites pas attention vous allez installer tout un tas de barres d’outils inutiles sur votre ordinateur (attention voir dans les commentaires si vous avez des soucis pour afficher certains sites internet après l’installation). Choisissez donc la « Custom Installation » et décochez toutes les cases.

Sur la page suivante, décochez également toutes les cases (contrairement à ce que vous montre la copie d’écran suivante).

A la fin de l’installation, il vous faudra redémarrer votre ordinateur.

Vous pourrez ensuite lancer le logiciel et l’utiliser tout de suite (un message vous est proposé à chaque démarrage de l’application, cliquez tout simplement sur « continuer »).

Ce que je vous propose, c’est de créer un profil nommé « Word » (par exemple) dans lequel vous enregistrerez toutes les caractéristiques des images que vous souhaitez utiliser ensuite dans le logiciel.

Pour cela, passez dans l’onglet « options » et cliquez sur la flèche orange en bas à gauche de la fenêtre (pour basculer en mode expert si vous n’y êtes pas déjà). Cliquez ensuite sur la petite feuille blanche pour créer un nouveau profil.

Renseignez le nom du profil.

Pour les dimensions, je vous suggère une largeur fixe de 12 cm (qui donnera une image facilement manipulable dans Word, tout en conservant une assez bonne qualité). Décochez la case à côté de la hauteur, pour que cette dernière soit calculée automatiquement.

Vous pouvez également choisir l’endroit dans lequel seront sauvegardées vos images redimensionnées. En mettant par exemple .\redim dans le champ « Destination » vos images seront enregistrées dans un sous-répertoire du dossier d’origine. Ce sous-répertoire sera nommé « redim ». Vous pouvez bien entendu choisir un autre nom mais pensez bien à laisser le .\ pour créer un sous-répertoire du dossier d’origine.

Pensez enfin à sauvegarder votre nouveau profil en cliquant sur la petite icône en forme de disquette.

Maintenant pour redimensionner des images il vous suffit de les sélectionner dans votre Explorateur Windows, et de faire un clic droit > Light Image Resizer. Le logiciel va se lancer automatiquement. Cliquez sur « Continuer », vérifiez que votre profil « Word » est bien sélectionné, cliquez sur OK, et voilà !

En moins de 30 secondes vous venez de créer des copies beaucoup plus légères de vos images d’origine.

Et vous ? Comment utiliseriez-vous une telle application dans votre quotidien d’orthophoniste ? Êtes-vous amenés à créer souvent du matériel personnalisé à partir de photos ?

Ouvrir les fichiers au format .docx et .odt dans une ancienne version de Word

Certains d’entre nous possèdent encore une ancienne version de Microsoft Office (XP ou 2003) et rien n’est plus frustrant que de ne pas pouvoir ouvrir les documents qui nous sont transmis. Heureusement il existe des solutions pour ne pas avoir ni à renvoyer les documents à votre interlocuteur, ni à acheter une nouvelle version du logiciel.

Ouvrir et sauvegarder des documents dans les nouveaux formats de Microsoft Office

Commençons tout d’abord par les nouveaux formats adoptés par Microsoft depuis la version 2007, à savoir les formats .docx, .xlsx, .pptx…

Sachez qu’il existe une manipulation très simple à réaliser pour pouvoir ouvrir ces documents. Il vous suffit d’aller sur le site de Microsoft à cette adresse : http://support.microsoft.com/kb/924074, et de télécharger le pack de compatibilité disponible gratuitement.

Attention cependant, votre version de Microsoft Office devra être à jour (la procédure est expliquée en détails sur le site de Microsoft).

Ouvrir les documents créés avec OpenOffice ou LibreOffice

Si votre correspondant à choisi d’utiliser une suite libre comme OpenOffice ou LibreOffice, les fichiers qu’il vous transmettra seront de type .odt (document texte), .odp (présentation) ou encore .ods (feuille de calcul).

Autant il est possible pour lui d’ouvrir des documents créés sous Microsoft Office sans manipulation supplémentaire, autant de votre côté il va vous falloir une fois de plus installer un plugin de compatibilité (à noter que le Net Framework 2.0 doit être préinstallé sur votre ordinateur. Si ce n’est pas le cas le lien de téléchargement vous sera proposé lors de l’installation)

Vous trouverez le plugin de compatibilité ici : http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-34065429-add-in-odf-pour-word

Faites-le maintenant !

J’espère que ce billet de blog vous sortira d’un mauvais pas à l’occasion. N’hésitez pas à anticiper et à installer ces plugins dès maintenant, ça vous évitera une crise de nerf le jour où vous aurez un fichier à ouvrir dans la seconde et qu’il ne sera pas au bon format !

A noter aussi que ceux qui possèdent Microsoft Office 2007 ou une version plus récente de la suite ne sont pas concernés par ces « trucs » car la compatibilité est déjà prévu dans le logiciel.

Convertir des fichiers au format PDF

Entre orthophonistes, il nous arrive souvent d’échanger des fichiers, comme par exemple le jeu de cartes sur les graphies triples que j’ai pu vous proposer dans un ancien billet. Le souci c’est que certains formats nécessitent des logiciels spéciaux pour pouvoir être lus, et que d’autres formats ne garantissent pas la mise en forme de votre fichier.

Donc pour être certain que votre fichier pourra bien être lu par votre interlocuteur, et que sa mise en page restera inchangée, vous pouvez utiliser le Portable Document Format, ou en abrégé PDF.

Certains logiciels comme Word 2007 et suivants, ou comme PictoSelector proposent dans leurs options l’export de votre document directement au format .pdf. Pour tous les autres logiciels cependant il existe une solution simple : l’imprimante virtuelle.
En ce qui me concerne j’utilise le logiciel libre Pdf Creator depuis plusieurs années et j’en suis très satisfaite.

Ses fonctions de base sont très simples à utiliser : il vous suffit de télécharger le logiciel et de l’installer. Ensuite quand vous souhaitez enregistrer une copie en pdf de votre document cliquez sur imprimer (quel que soit le logiciel que vous utilisez) et choisissez dans le menu d’impression « Pdf creator » comme imprimante, à la place de votre imprimante habituelle.

Pdf creator va alors vous proposer une page d’options, puis une fois que vous aurez cliqué sur « enregistrer » il vous demandera de renseigner le dossier de destination de votre fichier… et voilà !

Dans les fonctions un peu plus complexes il y a aussi possibilité de fusionner plusieurs fichiers pdf, de les crypter, ou même de les signer digitalement pour prouver que vous en êtes bien l’auteur et qu’ils n’ont pas été modifiés.

Je n’ai jamais testé personnellement les 2 dernières fonctions mais la fusion de plusieurs documents m’a été bien utile lorsque j’ai voulu créer un fichier unique avec le jeu de cartes dont je parlais tout à l’heure.

En effet, le logiciel Inkscape ne permettant pas de faire de documents de plusieurs pages, il a donc fallu que je crée un document distinct pour chacune des pages de mon jeu de carte. J’ai ensuite imprimés ces différents documents en les mettant en attente au fur et à mesure sur la page d’options de pdf creator (pour être précise il suffit de mettre le premier document dans la file d’attente, les autres y vont seuls ensuite).

Il ne me restait plus qu’à les fusionner, et me voilà avec un fichier unique, qui conserve une mise en page identique pour tous ceux qui vont le consulter.

Les avantages de Pdf Creator :

  • logiciel libre et gratuit
  • pas besoin d’accès à internet
  • fonctionne avec n’importe quel programme Windows ayant une fonction d’impression

Les inconvénients :

  • créé des fichiers un peu volumineux

Et vous ? Quelles solutions utilisez-vous pour convertir vos fichiers au format .pdf ? Si vous utilisez Pdf Creator avez-vous déjà testé les fonctions de cryptage ou de signature digitale ?

ARASAAC

En rééducation j’ai très souvent besoin d’utiliser des images, ou encore des pictogrammes. Je suis toujours à la recherche d’images pertinentes, que ce soit avec mes patients souffrant de Troubles Envahissants du Développement, ou même ceux qui présentent un simple retard de langage ou de parole.J’ai longtemps parcouru le web à recherche de la banque d’images idéale jusqu’à ce que je tombe sur le Portail Aragonais de la Communication Améliorée et Alternative. Leur site web est en effet très complet, et regorge d’une multitude de fonctionnalités (en espagnol mais également en anglais, français, portugais et brésilien).

Mais parlons plutôt de ce que j’utilise fréquemment en rééducation puisqu’en général je ne passe pas par le site internet.

Déjà, j’ai commencé par télécharger toute la bibliothèque de pictogrammes gratuits en couleur et en noir et blanc (Auteur des pictogrammes : Sergio Palao Provenance: ARASAAC (http://catedu.es/arasaac/ Licence: CC (BY-NC-SA)).

Je les ai enregistrés sur mon PC et dès que j’ai besoin d’une image pour n’importe quel document j’utilise le champ de recherche Windows pour la trouver.

C’est assez rapide, et bien pratique si l’on veut insérer une image dans un document.

Je m’en sers ainsi pour créer des pages A4 avec un grand dessin au trait (pour illustrer une trace faite en DNP par exemple), ou encore pour faire une planche de dessins identiques dans Word (si je dois préparer plein de cadeaux pour un jeu des groupes en rééducation logico-mathématique).

J’ai aussi découvert il y a peu le logiciel Picto Selector. Il s’agit d’un gratuiciel qui permet de fabriquer très facilement des planches d’images à imprimer, et il inclut lors du téléchargement la base de pictogrammes ARASAAC mais également celle de Sclera.be et de Straight-Street.com.

Vous trouverez ci-dessous une vidéo qui présente l’interface en anglais mais sur le site les explications d’utilisation ont été traduites en français, et le logiciel peut être installé en français également.

C’est d’ailleurs grâce à ce logiciel que j’ai créé mes planches d’insectes pour le travail sur l’histoire du « Hérisson tout mignon ».

Enfin il existe également un autre logiciel qui utilise de manière optimale la base de données ARASAAC et il s’agit du logiciel Araword qui permet de transcrire des phrases écrites en pictogrammes.
Je l’ai déjà testé mais n’ai pas encore eu l’occasion de l’utiliser avec mes patients. Cela dit je ne doute pas que cela me servira un jour, peut-être lorsqu’ils auront pris en compte les conjugaisons des verbes en français parce que pour l’instant cela me parait un peu laborieux.

Et vous ? Utilisez-vous une banque de pictogrammes en particulier ? Avez-vous trouvé d’autres logiciels qui permettent de les exploiter de manière simple et fonctionnelle ?

[Tutoriel] Créer un modèle de document

Aujourd’hui je vais vous parler d’un logiciel que vous connaissez très certainement tous et toutes, et que vous utilisez certainement au quotidien : le traitement de texte.

Alors oui un traitement de texte c’est bien, mais connaitre quelques astuces pour ne pas s’arracher les cheveux quand on l’utilise c’est encore mieux.

Personnellement j’utilise le logiciel Word 2007. C’est une question d’habitude je pense, et puis j’en avais acquis une licence à vie pour peu de frais lorsque j’étais encore étudiante. Bref, libre à vous bien entendu d’utiliser un autre logiciel de traitement de texte, car je pense que mes « astuces » peuvent être adaptés aussi bien sous OpenOffice que sous LibreOffice, ou iWork.

Le traitement de texte est l’un des logiciels que j’utilise le plus souvent. C’est celui dont je me sers principalement pour rédiger mes courriers, mais également mes comptes rendus de bilan. Et ces deux types de documents ont quelque chose en commun : ils sont assez redondants. Enfin je veux dire ils ont une mise en page qui reste toujours relativement stable. Et du coup il y a plusieurs écoles pour garder toujours la même mise en page.

Voici celles que j’ai pu observer chez d’autres orthophonistes :

  • première solution : un jour je créé un premier document. Si j’ai ensuite besoin d’un autre document similaire j’ouvre ce premier document et je le modifie. Si j’ai besoin d’un troisième document similaire j’ouvre au choix le document 1 ou 2 et je le modifie. Le problème avec cette solution c’est qu’il est statistiquement impossible de ne pas un jour ou l’autre écraser un document que l’on souhaitait conserver (c’est à dire enregistrer le nouveau document par dessus l’ancien)
  • deuxième solution : un jour je créé un premier document. Je fais une trame de compte-rendu par exemple, que j’enregistre sous « trame de compte-rendu ». Ensuite à chaque fois que j’ai besoin de rédiger un compte-rendu j’ouvre ce document, je le modifie, et je prends bien soin de le renommer au moment d’enregistrer. Le problème avec cette solution c’est qu’un jour ou l’autre je risque d’enregistrer le CR de l’un de mes patients à la place du modèle, et il faudra tout recommencer (ou au moins passer du temps à supprimer tout le contenu non adapté à un « modèle »).

Car oui, on arrive à la troisième solution

Créer un modèle de document

Sous Word 2007 il s’agit de l’extension .dotx.

Pour le créer c’est très simple : Ouvrez votre logiciel de traitement de texte, et créez un nouveau document, ce sera votre trame.

Au moment de le sauvegarder, choisissez dans le menu déroulant le type de document que vous souhaitez créer (modèle word). Vous avez créé un modèle de document !

 Comment ça marche ensuite ?

Et bien à chaque fois que vous voudrez créer un nouveau document de ce type, vous n’aurez qu’à double-cliquer sur votre modèle. Word vous ouvrira alors un document vierge, sans nom, mais avec la mise en page de votre modèle.

Vous pourrez faire toutes les modifications que vous souhaitez sur ce nouveau document, cela n’affectera pas votre modèle ! Aucun risque non plus d’écraser un fichier important, ni de perdre le fichier (oups, je suis certaine d’avoir enregistré ce compte-rendu mais je ne sais plus où ?? -> ah tiens, après 10 bonnes minutes je viens de le retrouver, il s’appelle « trame de compte-rendu »… que celui à qui ça ne rappelle rien me jette la première pierre).

Si vous souhaitez un jour modifier votre modèle de document il vous faudra faire un clic droit : ouvrir le document.

Vérifiez sur la barre tout en haut de Word que votre fichier à bien une extension de type .dotx. Toutes les modifications que vous ferez alors seront bien enregistrées sur votre modèle (après que vous ayez cliqué sur « enregistrer » bien entendu).

Ces modifications apparaîtront sur les nouveaux documents que vous créerez à partir de ce modèle, mais ne modifieront pas les fichiers déjà créés.

En ce qui me concerne je possède un modèle de courrier avec mon entête, une mention en pied de page sur la facturation (Membre d’une association de gestion…) que je peux supprimer si elle n’est pas nécessaire (c’est toujours plus rapide que de la retaper), un champ qui inscrit automatiquement la date du jour, et les formules de politesse ainsi que mon nom déjà tapés en bas du courrier.

Je possède également un modèle « générique » pour mes comptes-rendus, lequel me sert de base pour créer mes modèles de compte-rendus par pathologie (au nombre de 11 actuellement).

Et vous ? Avez-vous déjà pesté parce que vous aviez écrasé un document important ? Connaissiez-vous l’existence des modèles de documents ? Les utilisez-vous pour faire autre chose en rapport avec la pratique orthophonique ?