Archives par mot-clé : Microsoft Office

Stocker et organiser des fichiers sur son iPad

Publié le par
8

La petite histoire

Si vous possédez un iPad la nouvelle ne vous aura sûrement pas échappé : la suite Office de Windows est disponible pour les tablettes Apple depuis la semaine dernière.

Les applications sont gratuites pour une utilisation en lecture de documents, mais il faut avoir un abonnement au service Office 365 pour pouvoir créer de nouveaux documents et/ou les synchroniser automatiquement entre votre PC et votre tablette.

Celle qui m’intéresse tout particulièrement est l’application Microsoft Office PowerPoint pour iPad. Pourquoi ? Parce que je rêve depuis longtemps de pouvoir utiliser sur tablette les documents proposés en partage sur Pontt, et que jusqu’à maintenant je n’avais pas encore trouvé d’application qui soit capable de lire ces présentations en conservant les animations à l’identique.

powerpointiActu_télécharger_App_Store_icônePour ceux qui veulent utiliser uniquement la version gratuite de l’application, je vous propose plusieurs solutions pour stocker et organiser vos fichiers .ppt sur votre tablette. Si vous avez un abonnement Office 365 il vous suffit de suivre le mode d’emploi de l’application.

Plusieurs solutions pour importer des fichiers dans PowerPoint

Avant de pouvoir lire un fichier dans l’application PowerPoint il faut que ce dernier soit stocké sur votre tablette. Comme d’habitude vous avez plusieurs options pour faire cela :

  • Vous auto-envoyer les fichiers par email : c’est la solution la plus utilisée mais aussi celle qui est la moins pratique pour retrouver et organiser vos fichiers.
  • Utiliser l’application Dropbox, avec la possibilité de mettre certains fichiers en favoris pour y avoir accès hors-connexion. C’est la solution la plus simple et la plus pratique à mon avis. Avec tout de même deux gros points noirs : l’espace de stockage gratuit est limité, et tous vos fichiers passent systématiquement par des serveurs externes (donc c’est toujours moyen en terme de confidentialité, de la même manière que les mails).
  • Utiliser une application spécifique de stockage de fichiers comme Phone Drive (1,79€ actuellement).

phone drive2iActu_télécharger_App_Store_icône

Importer des fichiers dans Phone Drive

Pour introduire des fichiers dans l’application Phone Drive vous avez plusieurs possibilités :

USB + iTunes

Vous pouvez transférer les fichiers de votre ordinateur vers votre tablette (et inversement) via un câble USB et le logiciel iTunes. C’est la solution la moins pratique mais elle permet de se passer de réseau wifi pour faire le transfert.

phone drive3

Wifi + navigateur

La seconde solution est d’utiliser le réseau wifi pour transférer le fichier via un navigateur. Pour cela, vérifiez d’abord que votre iPad et votre ordinateur soient connectés au même réseau wifi. Puis dans l’application Phone Drive cliquez sur le bouton de synchronisation en bas à droite de l’écran et choisissez « Mac/PC File Transfer ».

phone drive9Sur votre ordinateur ouvrez votre navigateur préféré (Firefox, Chrome, Safari, Internet Explorer ou autre) et tapez l’adresse IP fournie par Phone Drive (ici pour moi 192.168.0.49). Vous verrez alors apparaitre le contenu de votre appli Phone Drive à l’écran.

phone drive1De là vous pouvez très simplement glisser-déposer des fichiers de votre ordinateur vers cette page (en les déposant dans le cadre « Drop files here to upload »), ou les télécharger en cliquant sur « upload file ».

Vous pouvez également à l’inverse récupérer sur votre ordinateur les fichiers présents dans Phone Drive en cliquant sur « Download ».

Faire un transfert entre 2 appareils iOs

Vous pouvez également transférer des fichiers d’un appareil iOs à un autre via Bluetooth ou Wifi. Pour cela il faut connecter les deux appareils au même réseau wifi ou activer le Bluetooth sur les deux appareils.

phone drive8Puis il faut ouvrir l’appli Phone Drive sur les deux appareils et cliquer sur le bouton de synchronisation en bas à droite. Choisissez « iOs to iOs File Sharing » et attendez que votre autre appareil soit détecté.

Sélectionnez-le et suivez les instructions pour le partage (instructions en anglais mais ce n’est pas très compliqué).

Synchroniser des fichiers via Dropbox

Phone Drive propose aussi une option permettant de synchroniser des fichiers via Dropbox. Personnellement je n’en vois pas trop l’intérêt. A moins de vouloir transférer les fichiers par Dropbox mais de ne pas y avoir assez d’espace de stockage pour les y conserver. Bref, c’est possible.

phone drive6

Enregistrer la pièce jointe d’un email

Enfin il est possible d’enregistrer sur votre tablette un fichier reçu par email : dans l’application Mail cliquez sur la pièce jointe et maintenez votre doigt appuyé pendant quelques secondes. Choisissez de l’ouvrir dans Phone Drive.

phone drive10Dans l’appli Phone Drive ce fichier sera stocké dans le dossier « import » mais vous pourrez le déplacer ailleurs après si vous le souhaitez.

Les autres options de l’appli Phone Drive

L’appli Phone Drive vous permet aussi de créer de créer un fichier texte, un enregistrement vocal, une photo ou une vidéo directement dans l’application. Elle peut aussi créer une archive .zip à partir de plusieurs fichiers ou au contraire dézipper une archive (pratique quand vous recevez un fichier .zip par email et que vous voulez l’ouvrir sur votre tablette).

Ouvrir un fichier stocké dans Phone Drive avec une autre application

Une fois que vos fichiers sont stockés dans Phone Drive les ouvrir avec une autre application est très simple : il suffit d’ouvrir votre fichier dans Phone Drive puis de cliquer sur la petite icône en bas à gauche de l’écran. Choisissez « Open in » puis l’application de votre choix (par exemple PowerPoint), et voilà !

phone drive5Et vous ? Quelle application utilisez-vous pour stocker vos fichiers sur votre iPad ?

Cet article vous a plu ? N’hésitez pas à cliquer sur le bouton J’aime, à twitter l’info, à vous abonner à la Newsletter, et/ou à me laisser un petit commentaire ici, ça fait toujours plaisir !

[Tutoriel] Calculer automatiquement des écart-types à l’aide d’une feuille de calcul

Publié le par
27

Je pense que pour vous comme pour moi, rédiger des comptes-rendus de bilan n’est pas une partie de plaisir. Je pensais qu’avec les années j’arriverais à les faire de plus en plus rapidement, mais ce n’est pas vraiment le cas.

J’ai quand même 3 astuces principales pour gagner un peu de temps :

  • utiliser des modèles de comptes-rendus,
  • utiliser un logiciel de dictée vocale (tutoriel à venir sous peu),
  • utiliser des feuilles de calculs pour analyser les résultats des épreuves,

En ce qui concerne ces dernières, je sais qu’elles circulent régulièrement sur les réseaux, vous pouvez trouver par exemple certains tableaux sur Pontt. Mais l’une de mes lectrices m’a demandé aujourd’hui comment elle pouvait rentrer les formules dans Excel pour en créer elle-même.

Utiliser Libre Office pour calculer automatiquement les écart-types à partir des notes brutes

Voici donc un petit tutoriel créé avec l’outil Classeur de Libre Office (fonctionne exactement de la même manière avec Microsoft Excel, sauf mention contraire de ma part)

Tout d’abord il faut créer un tableau « classique » avec les colonnes suivantes : nom de l’épreuve, note brute du patient, écart-type du patient, moyenne de la population, écart-type de la population.

Ensuite vous allez reporter les données de votre tableau papier dans votre feuille de calcul (bien vous relire pour vérifier qu’il n’y a pas d’erreur de frappe).

Il s’agit maintenant de créer la formule qui va calculer l’écart-type du patient en fonction de sa note brute, de la moyenne et de l’écart-type de la population. Pour cela :

  • Placez-vous dans la première case de votre colonne « écart-type du patient » (ici C2).
  • Tapez le signe égal, ouvrez une parenthèse puis cliquez sur la première case de votre colonne « note brute du patient » (ici B2).
  • Tapez le signe – et cliquez sur la première case de la colonne « moyenne de la population » (ici D2).
  • Fermez la parenthèse, tapez le signe /, puis cliquez sur la première case de la colonne « écart-type de la population » (ici E2).
  • Vous devez maintenant obtenir une formule du type        =(B2-D2)/E2
  • Validez en appuyant sur Entrée

Vous pouvez maintenant vérifier que votre formule fonctionne bien en testant différentes valeurs dans la première case de votre colonne « note brute » (ici B2) et voir les effets sur votre écart-type nouvellement calculé.

Pour les lignes suivantes le travail va être beaucoup plus simple, il ne vous reste plus qu’à vous placer dans le coin inférieur droit de la case dans laquelle vous aviez créé votre formule jusqu’à ce que votre curseur se transforme en une croix. Cliquez à cet endroit-là, et faites glisser votre curseur sur les cases en dessous en maintenant le bouton de la souris appuyé. Et voilà, la formule a été recopiée vers le bas, et le nom des cellules s’est automatiquement ajusté.

Si on vérifie, dans la case C3, la formule est donc =(B3-D3)/E3 et dans la case C4 =(B4-D4)/E4

Si vous souhaitez enlever des décimales dans l’affichage de vos résultats, cliquez tout simplement sur la petite icône surlignée en jaune sur l’image suivante.

Changer la couleur du fond d’une case en fonction du résultat

Pour aller plus loin, il est possible de formater un peu les résultats pour que les épreuves très chutées soient mises en valeur.

Dans Libre Office

Sélectionnez les cases concernées et cliquez sur « Format » > « Formatage conditionnel ».

Complétez les cases tel qu’indiqué dans la copie d’écran ci-dessous (en changeant les valeurs si vous souhaitez en utiliser d’autres).

Pour changer le remplissage de la cellule il va falloir créer un Nouveau Style, et dans le menu qui apparait choisir une couleur d’arrière-plan.

Validez et désormais la couleur de votre case changera automatiquement, en jaune pour les résultats compris entre -1,5 et -2 ET, et en rouge pour ceux inférieurs à -2 ET.

Dans Microsoft Excel

Sélectionnez les cases concernées et cliquez sur « Mise en forme conditionnelle » > « Nouvelle règle ».

Complétez les cases tel qu’indiqué dans la copie d’écran ci-dessous (en changeant les valeurs si vous souhaitez en utiliser d’autres).

Validez et désormais un petit feu tricolore s’affichera automatiquement dans votre case, en vert si le résultat est supérieur à -1,5 ET, en jaune s’il est compris entre -1,5 et -2 ET, et en rouge s’il est inférieur à -2 ET.

Pour enregistrer vos tableaux d’étalonnage pensez à utiliser les modèles de documents (extension .ots sous Libre Office, .xlt ou .xltx avec Microsoft Excel).

Voilà, j’espère que ce tutoriel vous aura aidé à créer de belles feuilles de calcul et vous permettra de gagner du temps dans l’analyse des résultats de vos patients.

Vous avez aimé cet article ? Partagez-le avec vos amis sur Twitter ou Facebook, et inscrivez-vous à la Newsletter pour recevoir tous les nouveaux billets d’Ortho & Co directement dans votre boîte mail.

Ouvrir les fichiers au format .docx et .odt dans une ancienne version de Word

Publié le par
Répondre

Certains d’entre nous possèdent encore une ancienne version de Microsoft Office (XP ou 2003) et rien n’est plus frustrant que de ne pas pouvoir ouvrir les documents qui nous sont transmis. Heureusement il existe des solutions pour ne pas avoir ni à renvoyer les documents à votre interlocuteur, ni à acheter une nouvelle version du logiciel.

Ouvrir et sauvegarder des documents dans les nouveaux formats de Microsoft Office

Commençons tout d’abord par les nouveaux formats adoptés par Microsoft depuis la version 2007, à savoir les formats .docx, .xlsx, .pptx…

Sachez qu’il existe une manipulation très simple à réaliser pour pouvoir ouvrir ces documents. Il vous suffit d’aller sur le site de Microsoft à cette adresse : http://support.microsoft.com/kb/924074, et de télécharger le pack de compatibilité disponible gratuitement.

Attention cependant, votre version de Microsoft Office devra être à jour (la procédure est expliquée en détails sur le site de Microsoft).

Ouvrir les documents créés avec OpenOffice ou LibreOffice

Si votre correspondant à choisi d’utiliser une suite libre comme OpenOffice ou LibreOffice, les fichiers qu’il vous transmettra seront de type .odt (document texte), .odp (présentation) ou encore .ods (feuille de calcul).

Autant il est possible pour lui d’ouvrir des documents créés sous Microsoft Office sans manipulation supplémentaire, autant de votre côté il va vous falloir une fois de plus installer un plugin de compatibilité (à noter que le Net Framework 2.0 doit être préinstallé sur votre ordinateur. Si ce n’est pas le cas le lien de téléchargement vous sera proposé lors de l’installation)

Vous trouverez le plugin de compatibilité ici : http://www.commentcamarche.net/download/telecharger-34065429-add-in-odf-pour-word

Faites-le maintenant !

J’espère que ce billet de blog vous sortira d’un mauvais pas à l’occasion. N’hésitez pas à anticiper et à installer ces plugins dès maintenant, ça vous évitera une crise de nerf le jour où vous aurez un fichier à ouvrir dans la seconde et qu’il ne sera pas au bon format !

A noter aussi que ceux qui possèdent Microsoft Office 2007 ou une version plus récente de la suite ne sont pas concernés par ces « trucs » car la compatibilité est déjà prévu dans le logiciel.