[Windows 7] Désactiver le bouton marche/arrêt de votre ordinateur

Dans mon dernier billet, je vous ai présenté l’Accès Guidé d’iOS, mais saviez-vous qu’il était également possible d’utiliser certaines options d’accessibilité similaires sous Windows 7 ?

Tout d’abord, vous pouvez désactiver les touches du clavier et/ou certains boutons de la souris en installant le logiciel Kid-Key-Lock (voir l’article sur le blog PONTT).

Mais parfois cela ne suffit pas. J’ai par exemple un patient autiste qui avait découvert que le seul bouton sur lequel il était encore possible d’appuyer était le bouton d’alimentation, et que ce dernier mettait l’ordinateur en veille (j’ai un ordinateur portable). Autant vous dire qu’il devenait difficile de travailler avec lui sur ce type de support… jusqu’à ce que je trouve comment faire en sorte que le bouton d’alimentation n’ait plus aucun effet.

Si vous souhaitez vous aussi configurer cette option, commencer par faire un clic droit sur la petite batterie dans la zone de notification et cliquez sur « options d’alimentation ».

Dans la zone de gauche de la page, cliquez sur « choisir l’action du bouton d’alimentation ».

Vous pourrez alors décider ce qui va se passer lorsque vous (ou votre patient) appuierez sur le bouton d’alimentation :

  • ne rien faire
  • mettre l’ordinateur en veille
  • mettre l’ordinateur en veille prolongée
  • éteindre l’ordinateur

Vous pouvez différencier l’action du bouton selon que vous êtes sur batterie ou sur le secteur.

De mon côté par exemple j’ai choisi l’option « ne rien faire » sur batterie, et « mettre en veille » sur secteur. Du coup lorsque je travaille avec mon patient autiste il me suffit de débrancher le câble d’alimentation, et cela désactive automatiquement mon bouton d’alimentation.

Parallèlement à cela j’ai aussi simplifié l’exercice pour mon patient, car j’avais remarqué qu’appuyer sur le bouton d’alimentation était pour lui une stratégie d’évitement lorsque la tâche était trop difficile.

En effet, lors de la séance suivante il n’a pas essayé d’appuyer sur le bouton d’alimentation, mais cela me servira sûrement à une autre occasion !

Et vous ? Vous êtes-vous déjà retrouvé confronté à un patient qui utilise des stratégies de sabotage pour éviter un exercice ? Comment réagissez-vous dans ces cas-là ? Cherchez-vous des astuces pour contrer le sabotage ou changez-vous d’activité ?

Utiliser les touches du clavier pour se déplacer

Si je vous demande à quoi sert un clavier vous allez surement me regarder avec des gros yeux et me répondre qu’il vous sert à taper du texte. Certes, je suis d’accord avec vous, un clavier sert à taper du texte, mais il peut également servir à d’autres choses.
Aujourd’hui par exemple nous allons voir comment on peut utiliser les touches du clavier pour se déplacer dans un document, un formulaire ou une page web.

Pourquoi se servir d’un clavier pour se déplacer quand on possède une souris ?

Que vous arriviez à taper avec vos dix doigts ou que vous ne serviez que d’une seule main lorsque vous êtes en train de rédiger un texte, la main qui utilise habituellement la souris est placée au niveau du clavier.
Il est donc plus rapide et plus économe en mouvement de ne pas avoir à la déplacer pour aller chercher la souris quand il s’agit tout simplement de changer de case dans un formulaire, de replacer un curseur en fin de ligne ou autre manipulation simple.

La touche « Entrée »

On commence simplement par la touche « Entrée ». Bien entendu vous la connaissez déjà, elle vous sert à aller à la ligne lorsque vous rédiger un texte. Mais avez vous déjà penser à valider un formulaire sur internet en l’utilisant ?
Une commande OrthoEdition, hop hop, vous rentrez votre adresse et plutôt que d’aller chercher la souris pour valider votre commande il ne vous reste qu’à appuyer sur la touche « Entrée ».

La touche « Tabulation »

Celle-ci permet de mettre une tabulation (= décaler le début d’une ligne) dans un texte, mais également de se déplacer horizontalement dans les formulaires et les tableurs.
Il suffit d’appuyer sur la touche « tabulation » pour que le curseur se déplace dans la case suivante.

Petit exercice : rendez-vous sur cette page, et complétez le mini-questionnaire sans vous servir de votre souris (à l’aide des touches « Tabulation » et « Entrée »… et à vous de trouver).

Une application orthophonique ?
Utilisez la touche « Tabulation » pour vous déplacer dans vos tableurs d’étalonnage de test. Plus besoin d’attraper la souris entre deux chiffres à copier, et autant de temps gagné dans votre cotation !

Les touches « Début » et « Fin »

Elles permettent d’aller automatiquement au début ou à la fin d’une ligne. Pratique lors de la rédaction des comptes-rendus et la mise en page de documents.

Les touches « Page suivante » et « Page précédente »

Elles servent à se déplacer dans un document en se déplaçant de plusieurs lignes à la fois (l’équivalent d’une page d’affichage).
Elles sont pratiques pour vous déplacer dans un long document que vous lisez à l’écran, que ce soit un document pdf, word, ou même une page web.

Il existe ensuite de nombreuses combinaisons de touches qui peuvent vous permettre de gagner encore plus de temps mais je vais essayer de ne pas trop vous surcharger pour aujourd’hui.

[Edit du 04/12/2012 : voir cet article pour les combinaisons de touches]

Si vous souhaitez que je fasse un billet à ce propos n’hésitez pas à me le signaler dans les commentaires ou sur la page Facebook d’Ortho & Co !

Convertir des fichiers au format PDF

Entre orthophonistes, il nous arrive souvent d’échanger des fichiers, comme par exemple le jeu de cartes sur les graphies triples que j’ai pu vous proposer dans un ancien billet. Le souci c’est que certains formats nécessitent des logiciels spéciaux pour pouvoir être lus, et que d’autres formats ne garantissent pas la mise en forme de votre fichier.

Donc pour être certain que votre fichier pourra bien être lu par votre interlocuteur, et que sa mise en page restera inchangée, vous pouvez utiliser le Portable Document Format, ou en abrégé PDF.

Certains logiciels comme Word 2007 et suivants, ou comme PictoSelector proposent dans leurs options l’export de votre document directement au format .pdf. Pour tous les autres logiciels cependant il existe une solution simple : l’imprimante virtuelle.
En ce qui me concerne j’utilise le logiciel libre Pdf Creator depuis plusieurs années et j’en suis très satisfaite.

Ses fonctions de base sont très simples à utiliser : il vous suffit de télécharger le logiciel et de l’installer. Ensuite quand vous souhaitez enregistrer une copie en pdf de votre document cliquez sur imprimer (quel que soit le logiciel que vous utilisez) et choisissez dans le menu d’impression « Pdf creator » comme imprimante, à la place de votre imprimante habituelle.

Pdf creator va alors vous proposer une page d’options, puis une fois que vous aurez cliqué sur « enregistrer » il vous demandera de renseigner le dossier de destination de votre fichier… et voilà !

Dans les fonctions un peu plus complexes il y a aussi possibilité de fusionner plusieurs fichiers pdf, de les crypter, ou même de les signer digitalement pour prouver que vous en êtes bien l’auteur et qu’ils n’ont pas été modifiés.

Je n’ai jamais testé personnellement les 2 dernières fonctions mais la fusion de plusieurs documents m’a été bien utile lorsque j’ai voulu créer un fichier unique avec le jeu de cartes dont je parlais tout à l’heure.

En effet, le logiciel Inkscape ne permettant pas de faire de documents de plusieurs pages, il a donc fallu que je crée un document distinct pour chacune des pages de mon jeu de carte. J’ai ensuite imprimés ces différents documents en les mettant en attente au fur et à mesure sur la page d’options de pdf creator (pour être précise il suffit de mettre le premier document dans la file d’attente, les autres y vont seuls ensuite).

Il ne me restait plus qu’à les fusionner, et me voilà avec un fichier unique, qui conserve une mise en page identique pour tous ceux qui vont le consulter.

Les avantages de Pdf Creator :

  • logiciel libre et gratuit
  • pas besoin d’accès à internet
  • fonctionne avec n’importe quel programme Windows ayant une fonction d’impression

Les inconvénients :

  • créé des fichiers un peu volumineux

Et vous ? Quelles solutions utilisez-vous pour convertir vos fichiers au format .pdf ? Si vous utilisez Pdf Creator avez-vous déjà testé les fonctions de cryptage ou de signature digitale ?

La protection de vos données numériques

Comme nous l’avons vu il y a quelques temps, la grande majorité des orthophonistes est aujourd’hui équipée d’un ordinateur à usage professionnel, sur lequel est au moins installé un logiciel de gestion et de télétransmission. Et qui dit logiciel de télétransmission, dit informations sur les patients, et donc fichier informatique à déclarer à la CNIL.

Or il se trouve que la personne responsable de ce fichier informatique, c’est à dire vous, est aussi obligée de par la loi à prendre toutes les mesures requises contre sa destruction accidentelle ou non autorisée, sa perte accidentelle ou sa modification. Elle se doit également de sécuriser l’accès aux données et de garantir leur intégrité par rapport à d’autres éventuels traitements non autorisés. (Source)

C’est ce dernier point que je souhaitais aborder avec vous ce soir. Il est en effet indispensable que vous preniez des mesures de précautions élémentaires pour protéger les données de vos patients (et les vôtres également par la même occasion).

Configurer un mot de passe au démarrage de votre ordinateur

La première mesure incontournable est la configuration d’un mot de passe au démarrage de votre machine. Si quelqu’un s’introduit dans votre bureau, il ne doit pas pouvoir être en mesure d’accéder facilement à vos données. Cela parait évident, mais je connais bon nombre d’orthophonistes qui ne l’ont pas (encore) fait.

Sous Windows 7 (et certainement les versions antérieures de Windows encore en service, à savoir Vista et XP) le menu se trouve dans : panneau de configuration > comptes utilisateurs > modifier votre mot de passe Windows.

Certains ordinateurs sont également équipés d’un lecteur d’empreinte digitale.

Configurer un mot de passe à l’ouverture de votre logiciel de gestion

De la même manière, vous pouvez configurez un mot de passe supplémentaire qui permet le lancement de votre logiciel de gestion (et en mettre un autre au lancement de l’application iPad/iPhone liée à votre logiciel de gestion).

Crypter les données sur les supports externes

Si vous faites des sauvegardes de vos données (compte-rendus de bilan par exemple) il faut faire en sorte qu’en cas de perte ou de vol de votre clé usb ou disque dur externe (petits et donc plus faciles à faire disparaitre) la personne qui mettra la main sur votre support de données ne pourra pas lire ces dernières.

Pour cela il suffit tout simplement d’installer un logiciel de cryptage, comme par exemple TrueCrypt (voir les conseils d’Orthophonie Libre dans les commentaires de ce billet) ou de configurer votre logiciel de sauvegarde pour qu’il le fasse lui-même (onglet « archive dans Cobian Backup). Là encore, un mot de passe vous sera demandé lorsque vous connecterez le support externe à votre ordinateur.

Préserver la confidentialité de vos mots de passe et codes PIN

Ne laissez pas un post-it à côté de votre ordinateur avec le code porteur de votre CPS !! Dans la théorie votre CPS ne devrait d’ailleurs pas rester dans votre lecteur en permanence, mais devrait être rangée en lieu sûr lorsque vous ne vous en servez pas.
Si quelqu’un s’empare de votre CPS et de votre code porteur qui sait ce qu’il pourrait en faire…

Si vous avez peur de ne pas retenir le code porteur de votre CPS sachez que vous pouvez le changer (contacter l’assistance technique de votre logiciel de gestion pour savoir comment le faire).

Choisir un mot de passe robuste

Comme cela a été signalé dans les commentaires de ce billet, il est important de choisir des mots de passes robustes :

  • avec 8 caractères au minimum
  • contenant des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux,

Plus de données à ce sujet ici.

Protéger vos appareils mobiles

Si vous possédez un smartphone, vous l’avez très certainement configuré pour pouvoir accéder à votre messagerie électronique et éventuellement à votre agenda. De plus vous avez peut-être quelques numéros de patients dans votre carnet de contacts.
Là encore, il va donc falloir mettre en place un code de déverrouillage lorsque votre téléphone sort de veille.

Pour tout vous dire je ne l’avais pas fait sur mon premier smartphone et je me le suis fait voler en soirée (avec tout le reste du contenu de mon sac à main). Les petits malins ont passé quelques heures à appeler l’ensemble des contacts féminins de mon carnet d’adresse. Je peux vous dire que cela m’a bien refroidie (et pourtant aucune donnée professionnelle n’y était stockée).

Pensez tout simplement à votre boîte mail sur laquelle vous recevez des messages reprenant les mots de passe que vous utilisez fréquemment…

Il existe plusieurs sortes de codes de déverrouillage allant d’un code à 4 chiffres à un mot de passe alphanumérique en passant par un schéma de verrouillage (sous android par exemple).

Sous iOs (pour les iphones et les ipad) vous pouvez également installer l’application « localiser mon iPhone » et configurer iCloud pour pouvoir le cas échéant localiser votre appareil, et si nécessaire en effacer toutes les données à distance.

Des contraintes indispensables

Configurer et retenir tous ces mots de passe peut paraître contraignant mais il s’agit vraiment d’une protection de base de vos données, et surtout de celles de vos patients.
Je vous rappelle que vous pouvez tout à fait être poursuivi en justice par des patients si leurs données se retrouvaient dans la nature et que vous n’aviez visiblement rien fait pour les protéger (comment le prouver ensuite dans un sens ou dans l’autre ça par contre je ne le sais pas, il faudrait demander à un juriste).

Mais une protection qui reste relative

Sachez enfin que si quelqu’un cherche vraiment à accéder à vos données il pourra toujours trouver un moyen de contourner les mesures de protection que vous aurez mises en place (pensez à toutes les fictions que vous avez pu lire ou voir).
Ce qui est surtout important c’est qu’un utilisateur lambda ne puisse pas accéder facilement.

Ex : vous laissez tomber votre clé usb dans la rue, quelqu’un (qui n’est pas forcément mal intentionné) la ramasse et la branche sur son ordinateur. Il est hors de question qu’il puisse lire vos compte-rendus de bilan ! Par contre c’est moins gênant s’il formate le disque (=efface toutes les données) et l’utilise ensuite pour son propre compte.

Et vous ? Protégez-vous déjà vos données ?

  • Si oui, comment ?
  • Si non, vous ai-je convaincu de prendre 5 minutes pour configurer tous ces mots de passe ?

(Auteur du pictogramme : Sergio Palao Provenance: ARASAAC (http://catedu.es/arasaac/ Licence: CC (BY-NC-SA)).
Edit du 27 mai : lien vers le logiciel TrueCryp, ajout d’un paragraphe sur le choix d’un mot de passe

[Tutoriel] Sauvegarder vos données

Si vous possédez un ordinateur à usage professionnel vous avez sûrement tout un tas de données importantes qui y sont stockées, en premier lieu celles de votre logiciel de télétransmission, mais également vos comptes-rendus de bilans, et éventuellement le matériel que vous avez créé ou que vous avez récupéré à droite et à gauche.

Malheureusement un ordinateur n’est pas un outil infaillible et il finira par vous lâcher un jour ou l’autre, certainement le jour où vous en aurez le plus besoin.

Il existe donc plusieurs solutions pour sauvegarder vos données et les récupérer en cas de panne/vol/casse de votre ordinateur.

Ainsi, il est par exemple possible de stocker vos documents « dans le nuage », c’est à dire de les synchroniser automatiquement sur internet avec un compte dropbox par exemple. Vos dossiers sont alors conservés sur les serveurs de cette société, et vous pouvez y accéder de n’importe quel endroit. De plus, la synchronisation se fait toute seule à intervalle de temps régulier.

Malgré tous ces avantages j’ai une certaine réticence à confier mes documents professionnels à une société externe, en particulier ceux qui concernent mes patients. N’oublions pas que nous sommes tenus au secret médical et que nous devons donc prendre toutes nos précautions pour que nos données soient sécurisées.

Je préfère donc de beaucoup une sauvegarde locale, c’est à dire sur un disque dur externe, que je maitrise de A à Z. Pour autant, il n’est pas question de copier/coller manuellement chaque fichier, il existe des logiciels qui organisent très facilement la sauvegarde et c’est ce que je souhaite vous montrer aujourd’hui.

Je vous propose donc de mettre en place deux sauvegardes différenciées : l’une quotidienne pour les dossiers des patients, et l’autre mensuelle pour ce qui est de l’ensemble de vos documents.

Le logiciel que j’utilise s’appelle Cobian Backup et je vais vous présenter la version 10 (Boletus).

Pour commencer il faut tout d’abord télécharger le logiciel (attention la version 11 est une version bêta, c’est à dire qu’elle peut encore contenir des bugs, je vous conseille donc de télécharger la version 10) et l’installer.

Je vous suggère de ne pas garder les options par défaut et d’installer Cobian Backup « comme une application, démarrage auto pour tout utilisateur ».

Il va ensuite falloir créer des tâches de sauvegarde, en cliquant sur « créer une nouvelle tâche » :

Voici les paramètres à choisir, sous-menu par sous-menu

  • Général : donner un nom à votre tâche (ex : dossiers patients), laisser toutes les options par défaut sauf le type de sauvegarde que vous pouvez changer en « incrémentiel » avec une complète chaque « 10 ». Ainsi, lors de la première utilisation Cobian Backup sauvegardera tous les fichiers que vous lui avez indiqués. La fois suivante il vérifiera si le fichier a été modifié depuis la dernière sauvegarde, et si ce n’est pas le cas il ne le re-sauvera pas. Ceci permet de gagner du temps en évitant de copier chaque jour les fichiers non utilisés (chez moi une sauvegarde dure moins d’une minute).

  • Fichiers : c’est dans ce sous-menu que vous allez choisir quels fichiers vous souhaitez sauvegarder (source), et à quel endroit vous voulez mettre la sauvegarde (destination). Un simple glisser-déposer depuis l’explorateur Windows suffit, ou alors vous pouvez cliquer sur « ajouter ». Ici par exemple j’ai choisi de sauvegarder tout mon dossier « patients » sur une clé usb qui ne sert qu’à cela.

  • Planification : pour la sauvegarde des dossiers patients je vous suggère d’opter pour une fréquence journalière, une heure avant la fin de votre journée de travail par exemple. Cobian Backup fera la sauvegarde automatiquement sans que vous ayez à vous en occuper (à la condition que votre clé usb soit bien branchée).

  • Archive, Exclusions, Événements et Avancés sont des sous-menus dont nous ne nous serviront pas pour cet exemple.

Il ne vous reste plus qu’à réitérer la procédure pour créer une nouvelle tâche incluant tous vos documents, en choisissant éventuellement un autre lieu de stockage et en prenant une fréquence mensuelle.

Normalement le logiciel se lancera désormais à chaque démarrage de Windows. Si votre clé usb ou votre disque dur externe est bien branché vous n’aurez à vous occuper de rien et vous aurez une sauvegarde récente le jour où vous en aurez besoin !

Si vous avez des difficultés à utiliser le logiciel ou si vous voulez en savoir plus je vous invite à consulter l’aide et le tutoriel de mise en route. Je peux également répondre aux questions qui seront posées dans les commentaires ou sur la page Facebook d’Ortho & Co.

[Tutoriel] Créer un modèle de document

Aujourd’hui je vais vous parler d’un logiciel que vous connaissez très certainement tous et toutes, et que vous utilisez certainement au quotidien : le traitement de texte.

Alors oui un traitement de texte c’est bien, mais connaitre quelques astuces pour ne pas s’arracher les cheveux quand on l’utilise c’est encore mieux.

Personnellement j’utilise le logiciel Word 2007. C’est une question d’habitude je pense, et puis j’en avais acquis une licence à vie pour peu de frais lorsque j’étais encore étudiante. Bref, libre à vous bien entendu d’utiliser un autre logiciel de traitement de texte, car je pense que mes « astuces » peuvent être adaptés aussi bien sous OpenOffice que sous LibreOffice, ou iWork.

Le traitement de texte est l’un des logiciels que j’utilise le plus souvent. C’est celui dont je me sers principalement pour rédiger mes courriers, mais également mes comptes rendus de bilan. Et ces deux types de documents ont quelque chose en commun : ils sont assez redondants. Enfin je veux dire ils ont une mise en page qui reste toujours relativement stable. Et du coup il y a plusieurs écoles pour garder toujours la même mise en page.

Voici celles que j’ai pu observer chez d’autres orthophonistes :

  • première solution : un jour je créé un premier document. Si j’ai ensuite besoin d’un autre document similaire j’ouvre ce premier document et je le modifie. Si j’ai besoin d’un troisième document similaire j’ouvre au choix le document 1 ou 2 et je le modifie. Le problème avec cette solution c’est qu’il est statistiquement impossible de ne pas un jour ou l’autre écraser un document que l’on souhaitait conserver (c’est à dire enregistrer le nouveau document par dessus l’ancien)
  • deuxième solution : un jour je créé un premier document. Je fais une trame de compte-rendu par exemple, que j’enregistre sous « trame de compte-rendu ». Ensuite à chaque fois que j’ai besoin de rédiger un compte-rendu j’ouvre ce document, je le modifie, et je prends bien soin de le renommer au moment d’enregistrer. Le problème avec cette solution c’est qu’un jour ou l’autre je risque d’enregistrer le CR de l’un de mes patients à la place du modèle, et il faudra tout recommencer (ou au moins passer du temps à supprimer tout le contenu non adapté à un « modèle »).

Car oui, on arrive à la troisième solution

Créer un modèle de document

Sous Word 2007 il s’agit de l’extension .dotx.

Pour le créer c’est très simple : Ouvrez votre logiciel de traitement de texte, et créez un nouveau document, ce sera votre trame.

Au moment de le sauvegarder, choisissez dans le menu déroulant le type de document que vous souhaitez créer (modèle word). Vous avez créé un modèle de document !

 Comment ça marche ensuite ?

Et bien à chaque fois que vous voudrez créer un nouveau document de ce type, vous n’aurez qu’à double-cliquer sur votre modèle. Word vous ouvrira alors un document vierge, sans nom, mais avec la mise en page de votre modèle.

Vous pourrez faire toutes les modifications que vous souhaitez sur ce nouveau document, cela n’affectera pas votre modèle ! Aucun risque non plus d’écraser un fichier important, ni de perdre le fichier (oups, je suis certaine d’avoir enregistré ce compte-rendu mais je ne sais plus où ?? -> ah tiens, après 10 bonnes minutes je viens de le retrouver, il s’appelle « trame de compte-rendu »… que celui à qui ça ne rappelle rien me jette la première pierre).

Si vous souhaitez un jour modifier votre modèle de document il vous faudra faire un clic droit : ouvrir le document.

Vérifiez sur la barre tout en haut de Word que votre fichier à bien une extension de type .dotx. Toutes les modifications que vous ferez alors seront bien enregistrées sur votre modèle (après que vous ayez cliqué sur « enregistrer » bien entendu).

Ces modifications apparaîtront sur les nouveaux documents que vous créerez à partir de ce modèle, mais ne modifieront pas les fichiers déjà créés.

En ce qui me concerne je possède un modèle de courrier avec mon entête, une mention en pied de page sur la facturation (Membre d’une association de gestion…) que je peux supprimer si elle n’est pas nécessaire (c’est toujours plus rapide que de la retaper), un champ qui inscrit automatiquement la date du jour, et les formules de politesse ainsi que mon nom déjà tapés en bas du courrier.

Je possède également un modèle « générique » pour mes comptes-rendus, lequel me sert de base pour créer mes modèles de compte-rendus par pathologie (au nombre de 11 actuellement).

Et vous ? Avez-vous déjà pesté parce que vous aviez écrasé un document important ? Connaissiez-vous l’existence des modèles de documents ? Les utilisez-vous pour faire autre chose en rapport avec la pratique orthophonique ?