Comment utiliser Dropbox pour avoir toujours sous la main ses documents de rééducation

La petite histoire

Je ne sais pas vous, mais moi je possède une bonne quantité de fichiers .pdf sur mon ordinateur. Il y a certes des articles trouvés sur internet, mais aussi et surtout les fichiers qui viennent en supplément des classeurs de matériel achetés par exemple chez Ortho Édition. Ces fichiers sont très utiles car il est parfois plus simple de réimprimer une page à partir de son ordinateur que de la trouver dans le classeur pour la photocopier. Sans compter les fois où le classeur à été emprunté par quelqu’un d’autre et ne se trouve donc pas à portée de main.

Hier par exemple, je voulais faire faire un exercice tiré d’Attention et Mémoire à l’une de mes patientes. Il s’agit dans cet exercice de pointer sur une sorte de nuancier les couleurs dans l’ordre dans lequel elles ont été nommées dans la phrase (ex : « je préfère ma robe rouge à ta jupe rose » -> la patiente doit montrer le rouge puis le rose).

Bien entendu au moment de la séance je n’ai pas pu mettre la main sur le classeur (ça vous arrive aussi ?). Du coup j’allais imprimer le nuancier mais j’étais moyennement enthousiaste à l’idée de passer ma cartouche d’encre couleur pour cela… La solution ? Le copier-coller dans l’un de mes dossiers Dropbox sur l’ordinateur et l’afficher sur l’iPad à partir de l’application du même nom ! Ma patiente a désigné les couleurs sur la tablette, et moi j’ai sauvé un arbre 😉

Concrètement

Pour utiliser Dropbox il faut commencer par se connecter au site, et créer un compte. Vous allez ensuite pouvoir installer le logiciel Dropbox sur votre ordinateur (Mac ou PC). Vous verrez alors apparaitre dans votre explorateur un dossier Dropbox, dans lequel seront visibles tous les fichiers qui sont synchronisés sur votre compte Dropbox.

C’est bien simple, si le fichier possède une petite coche verte alors il est maintenant disponible sur votre compte en ligne, et à partir de tous vos appareils connectés à ce compte. Si vous voyez des flèches bleues alors il n’a pas encore été synchronisé.

Vous pouvez utiliser ce dossier comme n’importe quel dossier dans votre explorateur, c’est à dire y glisser-déposer des fichiers, créer de nouveaux sous-dossiers, copier-coller des fichiers ou dossiers… Au bout de quelques secondes toutes les modifications seront synchronisées avec votre compte en ligne (à condition d’être connecté à internet bien entendu).

A partir de ce moment là vous pouvez installer Dropbox sur votre tablette ou votre smartphone pour pouvoir accéder à vos fichiers de n’importe quel endroit (à condition d’avoir un accès internet, je vous expliquerait dans un autre billet comment faire pour stocker des fichiers directement sur l’ipad). L’application Dropbox est disponible pour les terminaux Android, iOs et même Blackberry.

Dropbox - Dropbox

Comment je l’utilise au cabinet ?

Je l’ai déjà dit, je suis assez réticente à l’idée de synchroniser « dans le nuage » ou « dans le cloud » des données sensibles qui comporteraient notamment le nom de mes patients. Par contre pour des fichiers de rééducation dont je possède un exemplaire légalement je ne vois pas le problème.

J’ai donc créé sur mon compte Dropbox un sous-dossier nommé « pdf de rééducation » dans lequel je mets une copie des fichiers que je souhaite utiliser sur la tablette. J’ai aussi un dossier « à lire » dans lequel se trouve les articles scientifiques que j’ai téléchargés dernièrement. Et enfin j’ai un sous-dossier « patients » comportant lui-même des sous-dossiers avec les prénoms de mes patients + initiale du nom.

Contradictoire avec ce que je viens de dire 3 lignes plus haut ? Pas tant que ça ! Car je ne mets aucun document permettant d’identifier les patients dans ces dossiers. En fait je m’en sers pour effectuer le processus inverse de celui que je viens d’évoquer : je transfère des informations de la tablette vers l’ordinateur via Dropbox. Soit des copies d’écran de certaines applications, soit des fichiers .pdf que nous avons pu modifier ensemble (plus d’explications sur cela dans le prochain billet sur les .pdf).

Et vous ? Comment utiliseriez-vous Dropbox au cabinet ? Je vous laisse imaginer le soulagement pour les épaules des orthophonistes qui font beaucoup de visites à domicile, plus besoin de trimballer plusieurs classeurs pour être certain d’avoir le bon document sous la main !

Avez-vous trouvé cet article pertinent ? Si oui n’hésitez pas à le dire dans les commentaires, sur la page Facebook d’Ortho & Co ou en m’envoyant un tweet !

26 réflexions au sujet de « Comment utiliser Dropbox pour avoir toujours sous la main ses documents de rééducation »

  1. Merci Lydie. Ta présentation est très claire et instructive. Cependant, avant de déposer quoique ce soit sur un serveur externe tel que dropbox, il me semble que l’on pourrait (je vais m’y mettre un de ces jours) se servir efficacement de logiciels tels que SyncBack (gratuit) couplé à un disque dur externe (si nécessaire).
    Les avis des utilisateurs m’intéressent.
    A bientôt,

  2. Condition dropbox à lire et à réfléchir (sans avis de ma part) :

    By submitting your stuff to the Services, you grant us (and those we work with to provide the Services) worldwide, non-exclusive, royalty-free, sublicenseable rights to use, copy, distribute, prepare derivative works (such as translations or format conversions) of, perform, or publicly display that stuff to the extent reasonably necessary for the Service. This license is solely to enable us to technically administer, display, and operate the Services. You must ensure you have the rights you need to grant us that permission.

    • J’avoue que je suis passée un peu rapidement sur les conditions d’utilisation (shame on me)…
      Cela pose vraiment question dans le sens où de nombreux utilisateurs de Dropbox l’utilisent pour synchroniser des fichiers très personnels, et que certaines applications se servent de ce service pour leur synchronisation (je pense notamment à 1password qui est un logiciel + application de gestion de mots de passe).
      Quid de la confidentialité des données ?
      Ensuite pour ce qui est de céder des droits (que je ne possède pas) sur des documents d’OrthoEdition entre autres je ne sais pas trop quoi en penser…
      Par contre je n’ai pas pu retrouver les conditions dont tu parles ici (à part sur des forums). Voici ce que j’ai lu dans les conditions de service qui sont consultables à partir de mon compte (conditions au 26 mars 2012) :

      Vos effets et votre vie privée

      En utilisant nos Services, vous nous fournissez les informations, fichiers et dossiers que vous envoyez à Dropbox (collectivement désignés sous l’appellation « vos effets »). Vous conservez l’entière propriété de vos effets. Nous ne revendiquons aucun droit de propriété de vos effets. Les présentes Conditions ne nous accordent aucun droit sur vos effets ou votre propriété intellectuelle, à l’exception des droits limités requis pour l’exécution des Services, comme cela vous l’est expliqué ci-après.

      Nous pouvons avoir besoin de votre autorisation pour faire ce que vous nous demandez, par exemple pour héberger vos fichiers ou les partager à votre convenance. Cela concerne les fonctionnalités que nous mettons à votre disposition, telles que les miniatures d’images ou les aperçus de documents, mais aussi les choix de conception que nous prenons pour administrer nos Services sur le plan technique, par exemple lorsque nous choisissons d’effectuer une sauvegarde redondante des données pour leur sécurité. Vous nous accordez donc les autorisations dont nous avons besoin dans le seul objectif de vous fournir les Services. Ces autorisations s’appliquent également aux tiers de confiance avec lesquels nous travaillons pour fournir les Services, par exemple Amazon qui fournit notre espace de stockage (toujours dans le seul objectif de vous fournir les Services).

      Pour être clairs, sauf dans le cas des rares exceptions énoncées dans notre Politique de confidentialité et quelle que soit l’évolution de nos Services, nous ne partagerons votre contenu avec personne, pas même une autorité d’application des lois, et ce, pour quelque raison que ce soit, à moins que vous nous demandiez de le faire. La manière dont nous collectons et utilisons vos informations de manière générale est également expliquée dans notre Politique de confidentialité.

      Vous êtes seul responsable de votre conduite, du contenu de vos fichiers et dossiers, et de vos communications avec autrui pendant l’utilisation des Services. Par exemple, il n’appartient qu’à vous de vous assurer que vous disposez des droits ou autorisations nécessaires pour vous conformer aux présentes Conditions.

      Nous pouvons choisir de vérifier que le contenu public est conforme aux directives de notre communauté, mais vous reconnaissez que Dropbox n’a aucune obligation de contrôler les informations présentes sur les Services. Nous ne sommes pas responsables de l’exactitude, l’exhaustivité, la justesse ou la légalité des fichiers, articles ou autres informations auxquels vous pouvez accéder depuis les Services.

      Je comprends bien qu’ils veulent se protéger et qu’ils aient un droit de regard sur les documents partagés/publics mais pour les documents utilisés à notre seul usage ce que je comprends ici c’est qu’ils n’en font rien… Donc pour ma part je vais continuer à utiliser ce service de la même manière qu’avant, mais le débat est ouvert !

  3. Je suis d’accord, les classeurs, c’est saoulant !! Je ne m’y retrouve pas forcément et j’adore le matériel où il y a des CD justement parce que je trouve cela plus facile de trouver sur l’ordi.
    Je n’ai pas d’ipad et je ne fais pas de domicile mais je travaille beaucoup à la maison et je fais aussi du SEFFS (service de soins). J’utilise mon mini disque dur externe et mon mini-PC en service de soins ou quand des collègues utilisent l’ordi portable de l’institution. Et comme j’ai déjà un disque dur externe qui m’a lâché, j’ai une copie de sauvegarde de ce mini disque dur externe que je mets à jour avec un logiciel type syncback. Je ne sauvegarde quasi plus sur les ordi parce que après, je ne sais plus où c’est.

  4. Alors, j’ai recherché mes sources et je crois avoir trouvé. Il s’agit de The Dropbox Blog. Et je reconnais bien volontiers que, après vérification, je n’ai aucune raison de penser que cet update des termes légaux ait jamais été appliqué. A la vérité, les sources en question commencent par « Today we revised our Terms of Service, Privacy Policy and Security Overview. We’re in the process of emailing every user to let you know about these changes. » et elles datent de juillet 2011. Je ne suis même pas certain que le Dropbox Blog soit une émanation directe de Dropbox.

    https://blog.dropbox.com/index.php/changes-to-our-policies/

    Bref, si je reste frileux vis-à-vis de ce genre de stockage sur la grande toile et si je ne fais pas une confiance absolue à Amazon (hébergeur des fichiers chargés sur dropbox), ce n’est qu’une opinion non fondée sur le moindre argument probant.

    Quoiqu’il en soit, je te remercie à nouveau, Lydie, des efforts que tu déploies afin de nous présenter toutes ces informations et, par là, d’ouvrir à une discussion éventuelle. Quant à SyncBack, je n’en ferai pas un billet de pontt. Tout d’abord, s’il fallait en détailler l’intérêt spécifique pour les orthophonistes, c’est évidemment ici que cela se ferait. Mais, par ailleurs, ce n’était qu’une suggestion alternative et des petits malins (ce que je ne suis pas) répondraient sans doute qu’il « suffit » de se créer son propre FTP (File Transfer Protocol) et qu’il y a des solutions libres pour le réaliser.

    • Pour ce qui est des conditions dont tu parles j’ai trouvé hier des articles de blog qui les commentaient, et qui s’inquiétaient justement des dérives que cela pouvait engendrer de la part de Dropbox. Mais comme tu le signales justement ce sont les conditions datées de juillet 2011 et Dropbox a visiblement rectifié le tir depuis !
      🙂
      Merci en tout cas pour tous tes commentaires qui sont fort constructifs. Je ne doute pas que les autres lecteurs de ce billet les liront et auront donc toutes les informations pour continuer la réflexion et choisir la solution qui leur convient le mieux (stockage en ligne, SyncBack ou FTP perso).

  5. Crypter votre dossier Dropbox sur votre Mac avec BoxProtect

    Cela peut aider a transporter des données patients de façon sécurisée
    Il y a la même chose pour les utilisateurs de PC et même les linuxiens 🙂

    • Merci Mathieu. En effet, crypter les données permet de bien les protéger. Merci aussi pour le lien vers ton article qui explique bien le fonctionnement du logiciel pour les utilisateurs de Mac. De mon côté cependant je reste (trop) prudente et préfère ne pas mettre de fichiers sensibles en ligne.

  6. Bonjour !
    J’ai un IPAD, mais en WIFI. Existe-t-il un moyen de stocker ces fameux pdf (j’en ai plein aussi!) directement sur l’IPAD sans devoir se connecter à internet (parce que je n’ai pas de connexion chez mes patients lors de mes domiciles)? Merci d’avance, et bravo pour ce superbe blog.

    • Bonsoir Elodie,
      Il existe en effet des applications te permettant de stocker des pdf sur ton Ipad et de les consulter hors ligne. Je te conseille par exemple neu.Annotate+ (1,59€) qui permet en plus d’annoter les documents (billet à venir sur le blog) ou encore File Manager (2,99€). Les deux peuvent télécharger des fichiers à partir de Dropbox ce qui fait que si tu mets tous tes fichiers dans les dossiers dropbox de ton ordinateur, tu pourras ensuite les récupérer dans l’une de ces applications lorsque tu seras connectée à un réseau wifi, et ensuite tu pourras les consulter n’importe où sans besoin d’accès internet.

  7. Ping : Question Sleuth, le détective | Ortho & Co.

  8. Ping : Annoter des .pdf sur tablette | Ortho & Co.

  9. je suis vraiment nulle car je ne sais pas comment importer des pdf dans dropbox : moi je prenais une photo avec l’ipad et je l’importait dans dropbox mais du coup, comme ce n’est pas un format pdf, cela n’est pas reconnu par l’app annotate ! j’ai essayé à partir du cdrom d’importer dans dropbox mais ça ne marche pas non plus ! help !!! please 😉 d’avance merci

  10. Si tu utilises fréquemment ces fichiers (comme cela a l’air d’être le cas), va dans DropBox et fait « Ouvrir dans iBook ». Le fichier est alors transféré dans iBook et peut être supprimer de DropBox (gain de place).
    Et si tu utilises iBook, convertis les PDF en ePub, c’est beaucoup plus confortable à consulter.

    • Merci pour l’astuce !
      Pour l’instant je ne manque pas de place sur la Dropbox (alors que sur la tablette si) donc je vais m’abstenir mais en effet cela pourra servir à d’autres 🙂

  11. Je n’ai toujours pas compris si je devais faire glisser ou faire un copier/coller vers Dropbox.
    Cela ne me rassure pas de sortir mon dossier de son emplacement sur mon PC. Donc un copier coller me parait mieux, mais dans ce cas, quid de la synchro ? :
    Si je retravaille mes fichiers (présentation powerpoint pour formation pro) depuis mon portable et mon lieu de vacances, est ce que la syncro va se faire avec le fichier resté sur mon pc à la maison quand je l’allumerai en rentrant ?

    • Bonsoir Dominique,
      Toutes mes excuses pour le délai de réponse, j’étais loin des écrans pour quelques jours…
      Donc si vos fichiers sont copiés-collés dans la dropbox la synchronisation se fera uniquement dans la dropbox. Le fichier resté à son emplacement habituel sur l’ordinateur ne sera pas modifié.
      Par contre depuis votre pc à la maison vous aurez accès à votre version modifiée dans votre dropbox et vous pourrez refaire un copier-coller dans l’autre sens (de votre dropbox vers votre emplacement habituel.
      Si vous cherchez une solution pour une synchronisation de fichiers sans avoir besoin de les déplacer vous pouvez utiliser un autre service comme SugarSync par exemple.

    • Bonjour,
      Non je n’ai toujours pas pris le temps d’écrire cet article. Par contre, j’ai découvert après coup qu’il y avait une fonction dans l’application Dropbox qui permet de consulter les documents hors-connexion : il suffit de les mettre en favori !

  12. Ping : Stocker et organiser des fichiers sur son iPad | Ortho & Co.

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