Stocker et organiser des fichiers sur son iPad

La petite histoire

Si vous possédez un iPad la nouvelle ne vous aura sûrement pas échappé : la suite Office de Windows est disponible pour les tablettes Apple depuis la semaine dernière.

Les applications sont gratuites pour une utilisation en lecture de documents, mais il faut avoir un abonnement au service Office 365 pour pouvoir créer de nouveaux documents et/ou les synchroniser automatiquement entre votre PC et votre tablette.

Celle qui m’intéresse tout particulièrement est l’application Microsoft Office PowerPoint pour iPad. Pourquoi ? Parce que je rêve depuis longtemps de pouvoir utiliser sur tablette les documents proposés en partage sur Pontt, et que jusqu’à maintenant je n’avais pas encore trouvé d’application qui soit capable de lire ces présentations en conservant les animations à l’identique.

powerpointiActu_télécharger_App_Store_icônePour ceux qui veulent utiliser uniquement la version gratuite de l’application, je vous propose plusieurs solutions pour stocker et organiser vos fichiers .ppt sur votre tablette. Si vous avez un abonnement Office 365 il vous suffit de suivre le mode d’emploi de l’application.

Plusieurs solutions pour importer des fichiers dans PowerPoint

Avant de pouvoir lire un fichier dans l’application PowerPoint il faut que ce dernier soit stocké sur votre tablette. Comme d’habitude vous avez plusieurs options pour faire cela :

  • Vous auto-envoyer les fichiers par email : c’est la solution la plus utilisée mais aussi celle qui est la moins pratique pour retrouver et organiser vos fichiers.
  • Utiliser l’application Dropbox, avec la possibilité de mettre certains fichiers en favoris pour y avoir accès hors-connexion. C’est la solution la plus simple et la plus pratique à mon avis. Avec tout de même deux gros points noirs : l’espace de stockage gratuit est limité, et tous vos fichiers passent systématiquement par des serveurs externes (donc c’est toujours moyen en terme de confidentialité, de la même manière que les mails).
  • Utiliser une application spécifique de stockage de fichiers comme Phone Drive (1,79€ actuellement).

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Importer des fichiers dans Phone Drive

Pour introduire des fichiers dans l’application Phone Drive vous avez plusieurs possibilités :

USB + iTunes

Vous pouvez transférer les fichiers de votre ordinateur vers votre tablette (et inversement) via un câble USB et le logiciel iTunes. C’est la solution la moins pratique mais elle permet de se passer de réseau wifi pour faire le transfert.

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Wifi + navigateur

La seconde solution est d’utiliser le réseau wifi pour transférer le fichier via un navigateur. Pour cela, vérifiez d’abord que votre iPad et votre ordinateur soient connectés au même réseau wifi. Puis dans l’application Phone Drive cliquez sur le bouton de synchronisation en bas à droite de l’écran et choisissez « Mac/PC File Transfer ».

phone drive9Sur votre ordinateur ouvrez votre navigateur préféré (Firefox, Chrome, Safari, Internet Explorer ou autre) et tapez l’adresse IP fournie par Phone Drive (ici pour moi 192.168.0.49). Vous verrez alors apparaitre le contenu de votre appli Phone Drive à l’écran.

phone drive1De là vous pouvez très simplement glisser-déposer des fichiers de votre ordinateur vers cette page (en les déposant dans le cadre « Drop files here to upload »), ou les télécharger en cliquant sur « upload file ».

Vous pouvez également à l’inverse récupérer sur votre ordinateur les fichiers présents dans Phone Drive en cliquant sur « Download ».

Faire un transfert entre 2 appareils iOs

Vous pouvez également transférer des fichiers d’un appareil iOs à un autre via Bluetooth ou Wifi. Pour cela il faut connecter les deux appareils au même réseau wifi ou activer le Bluetooth sur les deux appareils.

phone drive8Puis il faut ouvrir l’appli Phone Drive sur les deux appareils et cliquer sur le bouton de synchronisation en bas à droite. Choisissez « iOs to iOs File Sharing » et attendez que votre autre appareil soit détecté.

Sélectionnez-le et suivez les instructions pour le partage (instructions en anglais mais ce n’est pas très compliqué).

Synchroniser des fichiers via Dropbox

Phone Drive propose aussi une option permettant de synchroniser des fichiers via Dropbox. Personnellement je n’en vois pas trop l’intérêt. A moins de vouloir transférer les fichiers par Dropbox mais de ne pas y avoir assez d’espace de stockage pour les y conserver. Bref, c’est possible.

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Enregistrer la pièce jointe d’un email

Enfin il est possible d’enregistrer sur votre tablette un fichier reçu par email : dans l’application Mail cliquez sur la pièce jointe et maintenez votre doigt appuyé pendant quelques secondes. Choisissez de l’ouvrir dans Phone Drive.

phone drive10Dans l’appli Phone Drive ce fichier sera stocké dans le dossier « import » mais vous pourrez le déplacer ailleurs après si vous le souhaitez.

Les autres options de l’appli Phone Drive

L’appli Phone Drive vous permet aussi de créer de créer un fichier texte, un enregistrement vocal, une photo ou une vidéo directement dans l’application. Elle peut aussi créer une archive .zip à partir de plusieurs fichiers ou au contraire dézipper une archive (pratique quand vous recevez un fichier .zip par email et que vous voulez l’ouvrir sur votre tablette).

Ouvrir un fichier stocké dans Phone Drive avec une autre application

Une fois que vos fichiers sont stockés dans Phone Drive les ouvrir avec une autre application est très simple : il suffit d’ouvrir votre fichier dans Phone Drive puis de cliquer sur la petite icône en bas à gauche de l’écran. Choisissez « Open in » puis l’application de votre choix (par exemple PowerPoint), et voilà !

phone drive5Et vous ? Quelle application utilisez-vous pour stocker vos fichiers sur votre iPad ?

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Comment transférer ses données d’un iPad vers un autre ?

La petite histoire

Cela fait maintenant environ 2 ans que j’ai acheté mon premier iPad, et ce blog aura 1 an dans quelques semaines (d’ailleurs si vous avez des idées pour célébrer ce bloganniversaire je suis preneuse).

A l’époque, j’avais choisi un iPad 2, avec 32Go de mémoire et une connectique WIFI+3G. Oui mais voilà, depuis environ 4 mois, en fait depuis le passage à iOS 6 (que je conseille vivement à tous), je n’ai plus 1Mo de disponible sur ma tablette. Cela signifie que je ne peux plus mettre à jour mes applications, que je ne peux plus en acheter de nouvelles, et que je ne pourrai pas faire les futures mises à jour d’iOs.

J’ai bien pensé à supprimer toute la musique, toutes les vidéos, toutes les photos… mais en fait je n’en ai pas, cela fait bien longtemps que mon iPad ne contient plus que des applications ! Bref il a fallu me rendre à l’évidence il était temps de changer de machine !!

Chose faite depuis le week-end dernier, je viens donc d’investir dans un iPad 4 avec 128Go de mémoire, cette fois-ci je devrais avoir de la marge !! J’ai laissé de côté la connectique 3G, car comme je le disais dans mon article sur le choix d’une tablette j’ai assez de solutions alternatives pour accéder à internet, y compris lorsque je fais des prises en charge à domicile.

Une fois l’objet de mes désirs arrivé dans mon bureau le plus dur restait à faire : transférer tout le contenu de l’ancien iPad vers le nouveau. Ce sera donc l’objet du billet d’aujourd’hui !

1ère étape : Sauvegarder le contenu de l’ancien iPad

Pour cela vous aurez besoin du câble de connexion et du logiciel iTunes sur votre ordinateur (Mac ou PC). Connectez l’iPad à l’ordinateur via le câble USB et lancez le logiciel.

En haut à droite de la page d’iTunes vous verrez apparaître le mot iPad. Cliquez sur le bouton. Choisissez le menu « résumé », tout à gauche et sur la page qui s’affiche cliquez sur « Sauvegarder maintenant ». Attendre ensuite que la sauvegarde soit terminée avant de débrancher l’iPad.

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2ème étape : Transférer le contenu sur le nouvel iPad

Appuyez sur le bouton de démarrage de l’iPad et suivez les instructions. A un moment donné vous aurez un écran vous demandant comment configurer votre appareil : comme un nouvel iPad ou à partir d’une sauvegarde d’un autre appareil. Choisissez cette option. Connectez l’iPad à votre ordinateur à l’aide du câble USB et lancez iTunes. Vous obtiendrez l’écran suivant :

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Choisissez la sauvegarde à partir de laquelle vous souhaitez travailler (vous avez la date et l’horaire de la sauvegarde en question comme repère) et cliquez sur continuer.

iTunes va alors préparer votre iPad et en faire une réplique de celui que vous aviez sauvegardé : normalement tous vos réglages, toutes vos applications et toutes les données à l’intérieur de ces applications devraient être transférés.

Une fois la synchronisation terminée, suivez les dernières consignes qui s’affichent à l’écran de votre tablette. Vous voilà avec un nouvel iPad ayant un contenu en tout point similaire à celui que vous aviez sur l’ancien… enfin en théorie !

3ème étape : Vérifier que tout a bien été transféré

Je vous conseille ensuite de vérifier manuellement que tout a bien été transféré sur votre nouvelle tablette. Pour cela pas vraiment d’astuce, mis à part de mettre les deux tablettes côte à côte et de vérifier chaque dossier un à un.

Il se peut que certaines applications n’aient pas été transférées ou au contraire que des applications que vous aviez supprimées de votre ancien iPad réapparaissent sur le nouveau.

En ce qui me concerne près de 70 applications n’avaient pas été transférées, et à peu près autant étaient apparues comme par magie. En fait je me suis rendue compte qu’iTunes avait synchronisé à partir de l’avant dernière sauvegarde (qui datait du moment où je suis passée à iOs 6) et non pas de la dernière sauvegarde (qui n’avait pas dû se faire correctement).

J’ai donc réitéré les étapes 1 et 2 en insérant une étape 1bis entre les deux.

1bis : Restaurer l’iPad à sa configuration usine

Avant de resynchroniser mon nouvel iPad j’ai choisi de le « formater », c’est à dire de repartir avec une tablette sans aucune donnée.

Cette étape peut aussi être effectuée à la toute fin sur votre ancien iPad, en particulier s’il est amené à changer de propriétaire, comme cela vous serez sûr qu’aucune donnée vous concernant n’y est encore stockée.

Bref, pour faire cela devinez quoi : il faut brancher l’iPad à l’ordinateur via le câble USB et lancer iTunes. Cliquez sur le bouton « iPad » en haut à droite, puis allez dans le menu « Résumé ». Ici vous allez cliquer sur le bouton « Restaurer l’iPad ». Validez tous les messages d’avertissements qui vous informent que toutes vos données vont disparaître de l’iPad en question et laissez iTunes travailler.

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4ème étape : Transférer les données des applications

Certaines de mes applications contenaient des données sur mes patients ou des créations personnelles. J’ai donc tenu à vérifier que tout avait bien été transféré.

  • La Magie des Mots et Tapikeo : les utilisateurs et/ou les données avaient bien été transférés automatiquement.
  • Question Sleuth : mes nouvelles catégories n’avaient pas été synchronisées. Je suis donc passée par Dropbox sur l’ancien puis le nouvel iPad et tout s’est bien déroulé.

Résoudre les problèmes de synchronisation

A un moment donné j’ai obtenu un message d’erreur dans iTunes : certaines applications ne voulaient pas se synchroniser car l’iPad n’était pas reconnu.

Voici la procédure (trouvée sur un forum) que j’ai appliquée à ce moment là :

  • fermer iTunes
  • démarrer le gestionnaire des tâches (CTRL+Alt+Suppr ou clic droit sur la barre des tâches)
  • fermer toutes les applications comportant le mot « Apple » (sélectionner la ligne concernée et cliquer sur « Fin de tâche »)
  • aller dans C:\Program Files (x86)\Common Files\Apple\Mobile Device Support et lancer le fichier AppleMobileDeviceHelper.exe
  • redémarrer iTunes

En ce qui me concerne cela a suffit à résoudre mon problème de synchronisation.

Voilà, j’espère que cet article un peu long pourra vous servir à l’occasion si vous changez de tablette. Dans un prochain billet je vous raconterai ce que j’ai fait de mon ancien iPad 😉

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[Edit du 28/12/13 : les commentaires de ce billet sont désormais fermés. Je précise que je ne sais pas comment faire pour que vous récupériez vos données de jeux tels que « Clash of clans » ou « HayDay »…]