[Tutoriel] Créer rapidement un document contenant toutes les images d’un dossier

Aujourd’hui je vous propose un petit tutoriel expliquant comment créer un document contenant toutes les images d’un dossier. Nous allons utiliser la suite bureautique Libre Office (et plus particulièrement le traitement de texte Writer) ainsi que l’extension AddPics.

Commencez tout d’abord par télécharger l’extension AddPics à l’adresse suivante : http://extensions.libreoffice.org/extension-center/addpics

Ensuite installez l’extension et redémarrez Libre Office.

Mettez toutes les images que vous souhaitez inclure dans un même dossier, en prenant soin de les nommer de telle sorte qu’elles apparaissent dans l’ordre voulu (ex : ici j’avais récupéré les superbes images proposées sur le blog « Donne-moi ta main » concernant les lieux de vie des animaux. J’ai rajouté nb devant le nom des fichiers en noir et blanc).

addpics1Dans Libre Office Writer cliquez sur la petite icône dans la barre d’outil représentant un appareil photo devant un dossier (ou alors allez dans Insertion > Images dans un nouveau document).

addpics2bisCliquez sur « Rechercher » pour sélectionner le dossier dans lequel se trouve vos images, Choisissez un critère de tri (ici : alphanumérique) ainsi que l’endroit où vous souhaitez ancrer l’image (ici : au paragraphe). Validez, votre nouveau document est créé !

addpics4Il est possible que de nombreuses pages blanches aient été insérées dans votre document. Pour les ôter il vous suffit d’effacer l’espace qui correspond à cette page. Pour avoir une meilleure visibilité je vous conseille de dézommer en maintenant la touche CTRL de votre clavier enfoncée et en faisant rouler la molette de votre souris vers le bas.

addpics5Une fois les pages blanches supprimées vous pouvez utiliser votre fichier comme bon vous semble (ici j’ai créé un fichier .pdf que j’ai ensuite imprimé).

D’autres utilisations

J’ai utilisé cette même méthode à d’autres occasions ces dernières semaines : j’ai par exemple créé une planche avec des pictos présents dans un dossier. En choisissant le paramètre d’ancrage à la page j’ai obtenu un document de 48 pages avec un picto sur chaque page.

Dans les préférences du document (Format > Page) j’ai ensuite fixé la taille de mes pages à 4,5cm x 4,5cm.addpics6addpics7J’ai supprimé mes pages vides et je suis ensuite allée dans le module d’impression. Là j’ai modifié les paramètres de mise en page et choisi d’imprimer un nombre de pages par feuille personnalisé (8×6), en dessinant une bordure autour de chaque page.

addpics8Et voilà une planche d’images imprimée en moins de temps qu’il ne faut pour le dire !

Cette extension peut aussi être très pratique pour créer un document à partir de diverses pages scannées.

Et vous ? Comment utiliseriez-vous cette extension de Libre Office dans votre pratique orthophonique ?

Calculer automatiquement l’âge d’un patient

Il y a déjà quelques temps, une amie m’a contactée avec la demande suivante : « je me trompe souvent en calculant l’âge en mois de mes patients, est-ce qu’il existe un logiciel permettant de le faire sans erreur ? »

A ma connaissance,il n’existe pas de tel logiciel sur ordinateur. Cependant il est tout à fait possible de créer une feuille de calcul permettant de le faire. J’ai donc pris mon tableur préféré et j’ai créé le document que voilà (format .xls) :

age en mois v2Vous pouvez bien entendu le télécharger, le diffuser, le modifier (il suffit d’ôter la protection de la feuille, qui sert surtout à éviter les fausses manipulations) puisqu’il est sous Licence Creative Commons Attribution – Pas d’Utilisation Commerciale 4.0 International.

En bonus, j’ai rajouté une zone permettant de calculer le retard de lecture au test de l’Alouette (Lefavrais). Attention, l’étalonnage du test n’est pas fourni dans ce document, il faut utiliser le manuel du test pour déterminer l’âge lexique du patient en mois et années.

Et pour les accrocs au smartphone ou à la tablette, sachez que l’éditeur Super Duper a créé une application gratuite pour calculer automatiquement un âge à une date donnée :

age calculatoriActu_télécharger_App_Store_icôneandroid-app-on-google-playCe billet vous a plu ? N’hésitez pas à cliquer sur le bouton J’aime, à twitter l’info, à vous abonner à la Newsletter, et/ou à me laisser un petit commentaire ici, ça fait toujours plaisir !

[Edit du 20 avril 2014] Une version 2 du document est en ligne, avec un calcul de l’âge du patient au moment du test en années et mois (et plus seulement en mois).

Tablette tactile et comptabilité

Vous vous posez la question d’acheter une tablette tactile mais vous ne savez pas comment elle rentrera dans votre comptabilité ?

Voici les informations que mon association de gestion m’a transmises concernant à la fois la tablette en elle-même, les applications et les accessoires.

Amortir l’achat de la tablette

– Si la tablette coûte moins de 598€ TTC alors vous pouvez en déduire immédiatement le prix d’achat dans vos charges de l’année en cours, poste « Petit Outillage » (attention il s’agit du prix de la tablette seule, sans compter les accessoires, ni l’extension de garantie éventuelle).

– Si la tablette seule coûte plus de 598€ TTC alors son amortissement doit être égal à sa durée de garantie (ex : Apple garanti son iPad un an donc il faut choisir un amortissement de 12 mois). Si vous prenez une extension de garantie alors vous amortissez votre tablette sur la durée totale de garantie (ex : 1 an de garantie constructeur + 1 an d’extension de garantie = amortissement sur 24 mois).

En ce qui concerne votre amortissement il faut choisir un mode linéaire, avec un taux de 100% pour un amortissement sur 12 mois, 50% pour un amortissement sur 24 mois.

[Attention : apparemment il s’agit d’un « nouveau » mode de calcul. En effet il y a un peu plus d’un an lorsque j’avais acheté mon iPad on m’avait dit de faire un amortissement dégressif sur 3 ans (donc ne vous inquiétez pas si c’est que que vous aviez fait il y a quelques temps).]

Les applications

Les applications sont considérées comme des logiciels, et comme elles coûtent moins de 598€ TTC (sauf exceptions) elles rentrent directement en comptabilité dans le poste « petit outillage ».

Les accessoires

Les accessoires comme les housses, les claviers sans fils, les chargeurs de rechange, etc… sont considérés comme du « Petit outillage » également.

Pour finir

La comptabilité n’étant pas mon métier, n’hésitez pas à me signaler dans les commentaires toute erreur dans cet article, ou toute évolution de la législation dont je n’aurais pas connaissance.

Si vous avez été intéressé par cet article n’hésitez pas à le partager sur Facebook, Twitter, ou même par email !

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Normes d’accessibilité et de sécurité pour les cabinets d’orthophonie

Je vous propose aujourd’hui un billet qui sort un peu du cadre que je m’étais fixé sur ce blog, à savoir le lien entre orthophonie et nouvelles technologies.

Cependant c’est un sujet qui m’a bien occupée l’année dernière, et je pense que notre expérience pourra être utile à d’autres. En effet, il est toujours un peu complexe de se plonger dans les textes de loi concernant la mise au norme du cabinet pour favoriser l’accessibilité des personnes handicapées.

Comme vous le savez certainement, l’ensemble des cabinets devront respecter ces normes au 1er janvier 2015, et tous les cabinets nouvellement créés depuis le 1er janvier 2011 (locaux neufs ou changement de destination) doivent déjà les respecter.

En ce qui nous concerne nous exerçons dans un ancien appartement, lequel a été transformé en cabinet d’orthophonie par changement de destination à l’automne 2011.

Les étapes à franchir

Lorsque nous avons déposé notre dossier de déclaration préalable (pour le changement de destination), la mairie nous a indiqué que nous devions également compléter un dossier de demande de travaux pour la mise aux normes concernant l’accessibilité des personnes handicapées.

Une fois ce dossier rendu, une commission s’est réunie à la mairie (avec des élus et des responsables d’association de personnes handicapées) et a validé notre dossier.

Nous avons ensuite fait effectuer les travaux, et avons prévenu la mairie au moment où ils étaient finis. Théoriquement il y avait ensuite un délai avant de pouvoir ouvrir le cabinet, mais la personne responsable de notre dossier nous a gentiment autorisées à ouvrir dès la fin de l’exécution des travaux.

Depuis ce jour là nous pouvons recevoir à n’importe quel moment une inspection des services municipaux en charge de l’accessibilité, qui peuvent vérifier que les travaux effectués respectent bien ce qui a été annoncé dans le dossier.

Ceci étant la personne responsable du dossier nous a confié que les ERP (Établissements Recevant du Public) de catégorie 5 (dont nous faisons partie) sont rarement inspectés dans notre commune, et effectivement nous n’avons encore vu personne pour l’instant.

Quelques petites choses à savoir

Il est tout d’abord important de noter que ces démarches ne concernent pas que l’accueil des personnes à mobilité réduite. Dans le texte de loi il y a également des normes à respecter concernant les personnes atteintes de déficience visuelle (affichages…), auditive (isolation phonique…) ou mentale (clarification des espaces…)

Par ailleurs, votre ERP ne commence qu’à l’entrée de votre cabinet. Cela signifie que si ce dernier est situé à l’intérieur d’un immeuble d’habitation c’est la loi sur les locaux d’habitations qui s’applique aux parties communes (interphone, ascenseur, couloirs, porte d’entrée côté couloir, sonnette…).

Notre immeuble par exemple est équipé d’un ascenseur qui n’a pas encore été mis aux normes mais cela n’a pas été gênant pour le dossier d’accessibilité concernant notre ERP.

La composition du dossier

Dans le dossier il fallait entre autres faire mention de l’état des lieux actuels et des aménagements prévus pour :

  • avoir un passage de porte de 90cm au minimum pour les parties considérées comme ERP (c’est à dire l’entrée, la salle d’attente, et au moins un bureau si professions identiques, sinon tous les bureaux). Si vous avez une porte à double battant, le battant principal doit faire au minimum 90cm de large.
  • pouvoir libérer dans la salle d’attente un emplacement de 80cmx130 cm pour un fauteuil roulant (ok si chaises déjà en place car mobilier non fixe)
  • avoir des espaces de retournement (cercle de 150cm de diamètre) dans chaque pièce (entrée, salle d’attente, bureau)
  • avoir des espaces corrects de manœuvre des portes : un rectangle de 80x170cm devant chaque porte s’ouvrant en poussant, de 80×220 cm devant chaque porte s’ouvrant en tirant
  • avoir un positionnement correct des poignées (si la distance entre l’extrémité de la poignée et le mur perpendiculaire le plus proche est inférieure à 40cm il faut prévoir une poignée rallongée)
  • avoir une intensité lumineuse suffisante,
  • avoir des affichages lisibles par tous (disposition et taille)
  • avoir un bureau et un espace de travail aux normes (hauteur du bureau, emplacement pour un fauteuil)
  • avoir des espaces bien délimités visuellement (couleurs contrastée entre les sols et les murs par exemple)

Pour cela nous avions un dossier explicatif à constituer, et il fallait également joindre des plans détaillés des lieux avant et après travaux (nous avons fait les plans nous-mêmes, ce n’est pas obligatoire de passer par un architecte)

Pour plus d’informations, voir l’annexe 8 de la circulaire interministérielle n° DGUHC 2007-53 du 30 novembre 2007 relative à l’accessibilité des établissements recevant du public, des installations ouvertes au public et des bâtiments d’habitation.

(C’est un document illustré, très compréhensible).

Les normes à respecter pour la sécurité

Nous avions également un petit dossier à faire montrant que nous respecterions bien les normes de sécurité qui doivent déjà être appliquées par tous.

Voici ce qui est obligatoire pour les orthophonistes (ERP catégorie 5, à partir du moment où nous n’accueillons pas plus de 19 personnes à la fois dans nos locaux) :

  • système d’alerte (au minimum un sifflet par bureau),

  • extincteur + affichage de sécurité concernant l’extincteur,

  • registre de sécurité,

  • affichage du plan d’évacuation,

  • affichage des consignes d’évacuation,

  • affichage des numéros d’urgence

Il est interdit d’utiliser des fiches multiples (= un bloc multiprise directement branché sur une prise) par contre l’emploi des socles mobiles est toléré (= une multiprise avec un câble au bout duquel se trouvent vos prises).

Pour plus d’informations, lire le livre III de l’arrêté du 25 juin 1980 portant approbation des dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public (ERP). Seuls quelques articles vous concernent si vous accueillez moins de 19 personnes à la fois (PE 4 § 2 et 3, PE 24 § 1, PE 26 § 1 et PE 27). Si ce n’est pas le cas, pour une grosse maison médicale par exemple, les normes sont beaucoup plus contraignantes et vous êtes assujettis aux dispositions de l’ensemble des articles.

Edit du 03 avril 2013 : je viens d’apprendre que le ministère du développement durable et le ministère de la santé ont édité un guide à l’attention des professionnels de santé concernant l’accessibilité de leurs locaux. Plus d’infos et le guide à télécharger ici.

Edit du 25 mai 2015 : l’accessibilité de mes locaux datant maintenant de plusieurs années et la loi ayant été assouplie je ne suis plus en mesure de répondre à vos questions, je ferme donc les commentaires sur ce billet.

(Auteur du pictogramme : Sergio Palao Provenance: ARASAAC (http://catedu.es/arasaac/ Licence: CC (BY-NC-SA)).

La protection de vos données numériques

Comme nous l’avons vu il y a quelques temps, la grande majorité des orthophonistes est aujourd’hui équipée d’un ordinateur à usage professionnel, sur lequel est au moins installé un logiciel de gestion et de télétransmission. Et qui dit logiciel de télétransmission, dit informations sur les patients, et donc fichier informatique à déclarer à la CNIL.

Or il se trouve que la personne responsable de ce fichier informatique, c’est à dire vous, est aussi obligée de par la loi à prendre toutes les mesures requises contre sa destruction accidentelle ou non autorisée, sa perte accidentelle ou sa modification. Elle se doit également de sécuriser l’accès aux données et de garantir leur intégrité par rapport à d’autres éventuels traitements non autorisés. (Source)

C’est ce dernier point que je souhaitais aborder avec vous ce soir. Il est en effet indispensable que vous preniez des mesures de précautions élémentaires pour protéger les données de vos patients (et les vôtres également par la même occasion).

Configurer un mot de passe au démarrage de votre ordinateur

La première mesure incontournable est la configuration d’un mot de passe au démarrage de votre machine. Si quelqu’un s’introduit dans votre bureau, il ne doit pas pouvoir être en mesure d’accéder facilement à vos données. Cela parait évident, mais je connais bon nombre d’orthophonistes qui ne l’ont pas (encore) fait.

Sous Windows 7 (et certainement les versions antérieures de Windows encore en service, à savoir Vista et XP) le menu se trouve dans : panneau de configuration > comptes utilisateurs > modifier votre mot de passe Windows.

Certains ordinateurs sont également équipés d’un lecteur d’empreinte digitale.

Configurer un mot de passe à l’ouverture de votre logiciel de gestion

De la même manière, vous pouvez configurez un mot de passe supplémentaire qui permet le lancement de votre logiciel de gestion (et en mettre un autre au lancement de l’application iPad/iPhone liée à votre logiciel de gestion).

Crypter les données sur les supports externes

Si vous faites des sauvegardes de vos données (compte-rendus de bilan par exemple) il faut faire en sorte qu’en cas de perte ou de vol de votre clé usb ou disque dur externe (petits et donc plus faciles à faire disparaitre) la personne qui mettra la main sur votre support de données ne pourra pas lire ces dernières.

Pour cela il suffit tout simplement d’installer un logiciel de cryptage, comme par exemple TrueCrypt (voir les conseils d’Orthophonie Libre dans les commentaires de ce billet) ou de configurer votre logiciel de sauvegarde pour qu’il le fasse lui-même (onglet « archive dans Cobian Backup). Là encore, un mot de passe vous sera demandé lorsque vous connecterez le support externe à votre ordinateur.

Préserver la confidentialité de vos mots de passe et codes PIN

Ne laissez pas un post-it à côté de votre ordinateur avec le code porteur de votre CPS !! Dans la théorie votre CPS ne devrait d’ailleurs pas rester dans votre lecteur en permanence, mais devrait être rangée en lieu sûr lorsque vous ne vous en servez pas.
Si quelqu’un s’empare de votre CPS et de votre code porteur qui sait ce qu’il pourrait en faire…

Si vous avez peur de ne pas retenir le code porteur de votre CPS sachez que vous pouvez le changer (contacter l’assistance technique de votre logiciel de gestion pour savoir comment le faire).

Choisir un mot de passe robuste

Comme cela a été signalé dans les commentaires de ce billet, il est important de choisir des mots de passes robustes :

  • avec 8 caractères au minimum
  • contenant des minuscules, des majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux,

Plus de données à ce sujet ici.

Protéger vos appareils mobiles

Si vous possédez un smartphone, vous l’avez très certainement configuré pour pouvoir accéder à votre messagerie électronique et éventuellement à votre agenda. De plus vous avez peut-être quelques numéros de patients dans votre carnet de contacts.
Là encore, il va donc falloir mettre en place un code de déverrouillage lorsque votre téléphone sort de veille.

Pour tout vous dire je ne l’avais pas fait sur mon premier smartphone et je me le suis fait voler en soirée (avec tout le reste du contenu de mon sac à main). Les petits malins ont passé quelques heures à appeler l’ensemble des contacts féminins de mon carnet d’adresse. Je peux vous dire que cela m’a bien refroidie (et pourtant aucune donnée professionnelle n’y était stockée).

Pensez tout simplement à votre boîte mail sur laquelle vous recevez des messages reprenant les mots de passe que vous utilisez fréquemment…

Il existe plusieurs sortes de codes de déverrouillage allant d’un code à 4 chiffres à un mot de passe alphanumérique en passant par un schéma de verrouillage (sous android par exemple).

Sous iOs (pour les iphones et les ipad) vous pouvez également installer l’application « localiser mon iPhone » et configurer iCloud pour pouvoir le cas échéant localiser votre appareil, et si nécessaire en effacer toutes les données à distance.

Des contraintes indispensables

Configurer et retenir tous ces mots de passe peut paraître contraignant mais il s’agit vraiment d’une protection de base de vos données, et surtout de celles de vos patients.
Je vous rappelle que vous pouvez tout à fait être poursuivi en justice par des patients si leurs données se retrouvaient dans la nature et que vous n’aviez visiblement rien fait pour les protéger (comment le prouver ensuite dans un sens ou dans l’autre ça par contre je ne le sais pas, il faudrait demander à un juriste).

Mais une protection qui reste relative

Sachez enfin que si quelqu’un cherche vraiment à accéder à vos données il pourra toujours trouver un moyen de contourner les mesures de protection que vous aurez mises en place (pensez à toutes les fictions que vous avez pu lire ou voir).
Ce qui est surtout important c’est qu’un utilisateur lambda ne puisse pas accéder facilement.

Ex : vous laissez tomber votre clé usb dans la rue, quelqu’un (qui n’est pas forcément mal intentionné) la ramasse et la branche sur son ordinateur. Il est hors de question qu’il puisse lire vos compte-rendus de bilan ! Par contre c’est moins gênant s’il formate le disque (=efface toutes les données) et l’utilise ensuite pour son propre compte.

Et vous ? Protégez-vous déjà vos données ?

  • Si oui, comment ?
  • Si non, vous ai-je convaincu de prendre 5 minutes pour configurer tous ces mots de passe ?

(Auteur du pictogramme : Sergio Palao Provenance: ARASAAC (http://catedu.es/arasaac/ Licence: CC (BY-NC-SA)).
Edit du 27 mai : lien vers le logiciel TrueCryp, ajout d’un paragraphe sur le choix d’un mot de passe

[Tutoriel] Sauvegarder vos données

Si vous possédez un ordinateur à usage professionnel vous avez sûrement tout un tas de données importantes qui y sont stockées, en premier lieu celles de votre logiciel de télétransmission, mais également vos comptes-rendus de bilans, et éventuellement le matériel que vous avez créé ou que vous avez récupéré à droite et à gauche.

Malheureusement un ordinateur n’est pas un outil infaillible et il finira par vous lâcher un jour ou l’autre, certainement le jour où vous en aurez le plus besoin.

Il existe donc plusieurs solutions pour sauvegarder vos données et les récupérer en cas de panne/vol/casse de votre ordinateur.

Ainsi, il est par exemple possible de stocker vos documents « dans le nuage », c’est à dire de les synchroniser automatiquement sur internet avec un compte dropbox par exemple. Vos dossiers sont alors conservés sur les serveurs de cette société, et vous pouvez y accéder de n’importe quel endroit. De plus, la synchronisation se fait toute seule à intervalle de temps régulier.

Malgré tous ces avantages j’ai une certaine réticence à confier mes documents professionnels à une société externe, en particulier ceux qui concernent mes patients. N’oublions pas que nous sommes tenus au secret médical et que nous devons donc prendre toutes nos précautions pour que nos données soient sécurisées.

Je préfère donc de beaucoup une sauvegarde locale, c’est à dire sur un disque dur externe, que je maitrise de A à Z. Pour autant, il n’est pas question de copier/coller manuellement chaque fichier, il existe des logiciels qui organisent très facilement la sauvegarde et c’est ce que je souhaite vous montrer aujourd’hui.

Je vous propose donc de mettre en place deux sauvegardes différenciées : l’une quotidienne pour les dossiers des patients, et l’autre mensuelle pour ce qui est de l’ensemble de vos documents.

Le logiciel que j’utilise s’appelle Cobian Backup et je vais vous présenter la version 10 (Boletus).

Pour commencer il faut tout d’abord télécharger le logiciel (attention la version 11 est une version bêta, c’est à dire qu’elle peut encore contenir des bugs, je vous conseille donc de télécharger la version 10) et l’installer.

Je vous suggère de ne pas garder les options par défaut et d’installer Cobian Backup « comme une application, démarrage auto pour tout utilisateur ».

Il va ensuite falloir créer des tâches de sauvegarde, en cliquant sur « créer une nouvelle tâche » :

Voici les paramètres à choisir, sous-menu par sous-menu

  • Général : donner un nom à votre tâche (ex : dossiers patients), laisser toutes les options par défaut sauf le type de sauvegarde que vous pouvez changer en « incrémentiel » avec une complète chaque « 10 ». Ainsi, lors de la première utilisation Cobian Backup sauvegardera tous les fichiers que vous lui avez indiqués. La fois suivante il vérifiera si le fichier a été modifié depuis la dernière sauvegarde, et si ce n’est pas le cas il ne le re-sauvera pas. Ceci permet de gagner du temps en évitant de copier chaque jour les fichiers non utilisés (chez moi une sauvegarde dure moins d’une minute).

  • Fichiers : c’est dans ce sous-menu que vous allez choisir quels fichiers vous souhaitez sauvegarder (source), et à quel endroit vous voulez mettre la sauvegarde (destination). Un simple glisser-déposer depuis l’explorateur Windows suffit, ou alors vous pouvez cliquer sur « ajouter ». Ici par exemple j’ai choisi de sauvegarder tout mon dossier « patients » sur une clé usb qui ne sert qu’à cela.

  • Planification : pour la sauvegarde des dossiers patients je vous suggère d’opter pour une fréquence journalière, une heure avant la fin de votre journée de travail par exemple. Cobian Backup fera la sauvegarde automatiquement sans que vous ayez à vous en occuper (à la condition que votre clé usb soit bien branchée).

  • Archive, Exclusions, Événements et Avancés sont des sous-menus dont nous ne nous serviront pas pour cet exemple.

Il ne vous reste plus qu’à réitérer la procédure pour créer une nouvelle tâche incluant tous vos documents, en choisissant éventuellement un autre lieu de stockage et en prenant une fréquence mensuelle.

Normalement le logiciel se lancera désormais à chaque démarrage de Windows. Si votre clé usb ou votre disque dur externe est bien branché vous n’aurez à vous occuper de rien et vous aurez une sauvegarde récente le jour où vous en aurez besoin !

Si vous avez des difficultés à utiliser le logiciel ou si vous voulez en savoir plus je vous invite à consulter l’aide et le tutoriel de mise en route. Je peux également répondre aux questions qui seront posées dans les commentaires ou sur la page Facebook d’Ortho & Co.